{"id":3113,"date":"2024-01-11T09:09:11","date_gmt":"2024-01-11T08:09:11","guid":{"rendered":"https:\/\/www.profinfo.pl\/blog\/?p=3113"},"modified":"2025-12-12T08:59:37","modified_gmt":"2025-12-12T07:59:37","slug":"ksef-12-najwazniejszych-pytan-i-odpowiedzi","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.profinfo.pl\/blog\/ksef-12-najwazniejszych-pytan-i-odpowiedzi\/","title":{"rendered":"KSeF – 12 najwa\u017cniejszych pyta\u0144 i odpowiedzi"},"content":{"rendered":"\n

Krajowy System e-Faktur (KSeF) b\u0119dzie stanowi\u0142 prze\u0142om w sposobie zarz\u0105dzania obowi\u0105zkami fakturowymi przez polskie przedsi\u0119biorstwa. Jego wdro\u017cenie, jako odpowied\u017a na potrzeb\u0119 cyfryzacji i automatyzacji proces\u00f3w biznesowych, ma na celu nie tylko usprawnienie przep\u0142ywu dokument\u00f3w, ale tak\u017ce zwi\u0119kszenie przejrzysto\u015bci oraz efektywno\u015bci rozlicze\u0144 podatkowych. W naszym nadchodz\u0105cym wpisie zg\u0142\u0119bili\u015bmy kluczowe aspekty tego nowoczesnego systemu, kt\u00f3ry zmieni rynek fakturowania w Polsce, staj\u0105c si\u0119 niezb\u0119dnym narz\u0119dziem dla przedsi\u0119biorc\u00f3w d\u0105\u017c\u0105cych do optymalizacji swoich proces\u00f3w ksi\u0119gowych.<\/strong><\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Skoncentrujemy si\u0119 na analizie, jak KSeF wp\u0142ynie na codzienne operacje biznesowe, przedstawimy korzy\u015bci, jakie przyniesie, w tym przyspieszenie zwrotu VAT i uproszczenie procesu korygowania faktur, a tak\u017ce przybli\u017cymy szczeg\u00f3\u0142y techniczne jego dzia\u0142ania. Ponadto, om\u00f3wimy obowi\u0105zki i konsekwencje prawne dla przedsi\u0119biorc\u00f3w, kt\u00f3rzy op\u00f3\u017ani\u0105 lub unikn\u0105 wdro\u017cenia tego systemu. Nasz wpis ma na celu dostarczenie czytelnikom kompleksowego przegl\u0105du przysz\u0142ego systemu KSeF, wyposa\u017caj\u0105c ich w wiedz\u0119 niezb\u0119dn\u0105 do efektywnego oraz zgodnego z prawem zarz\u0105dzania e-fakturami.<\/p>\n\n\n

\n
\n
\n

Jestem prezesem i wsp\u00f3lnikiem sp\u00f3\u0142ki z ograniczon\u0105 odpowiedzialno\u015bci\u0105. Czy mog\u0119 si\u0119 jako wsp\u00f3lnik zalogowa\u0107 do aplikacji podatnika KSeF? Czy drugi wsp\u00f3lnik te\u017c mo\u017ce?<\/strong><\/h3>\n
\n\n

Nie. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:
1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2) kwalifikowan\u0105 piecz\u0119ci\u0105 elektroniczn\u0105 albo
3)\u00a0podpisem zaufanym albo
4)\u00a0wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu si\u0119 podatnika lub podmiotu uprawnionego w spos\u00f3b, o kt\u00f3rym mowa w pkt 1-3, ci\u0105giem znak\u00f3w alfanumerycznych, z wy\u0142\u0105czeniem znak\u00f3w interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnie\u0144
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnie\u0144.
W przypadku sp\u00f3\u0142ki z ograniczon\u0105 odpowiedzialno\u015bci\u0105 konieczne b\u0119dzie wskazanie reprezentanta na druku ZAW-FA, aby wsp\u00f3lnik, kt\u00f3ry zosta\u0142 wskazany na formularzu m\u00f3g\u0142 si\u0119 zalogowa\u0107 do KSeF. Nast\u0119pnie ten wsp\u00f3lnik, kt\u00f3ry jest wskazany na druku ZAW-FA, aby zalogowa\u0107 si\u0119 do KSeF musi posiada\u0107 profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Po zalogowaniu si\u0119 do KSeF b\u0119dzie m\u00f3g\u0142 nada\u0107 uprawnienie drugiemu wsp\u00f3lnikowi. Nie ma mo\u017cliwo\u015bci jednoczesnego wskazania dw\u00f3ch os\u00f3b jako reprezentant\u00f3w na druku ZAW-FA.<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n

\"Krajowy<\/a>
„Krajowy System e-Faktur (KSeF). Pytania i odpowiedzi + SZKOLENIE ONLINE<\/a>„. Planowana data wydania e-booka: 31.01.2024<\/figcaption><\/figure>\n\n\n
\n
\n
\n

Co w sytuacji, gdy podatnik nieb\u0119d\u0105cy osob\u0105 fizyczn\u0105 zako\u0144czy wsp\u00f3\u0142prac\u0119 ze swoim pracownikiem, kt\u00f3ry mia\u0142 nadane najszersze uprawnienia? By\u0142 osob\u0105 zg\u0142oszon\u0105 na zawiadomieniu ZAW-FA?<\/strong><\/h3>\n
\n\n

Podatnik mo\u017ce upowa\u017cni\u0107 kolejn\u0105 osob\u0119 fizyczn\u0105 do pracy w KSEF. W tym przypadku osoba upowa\u017cniona, zg\u0142oszona jako \u201ereprezentant\u201d nie musi by\u0107 zwi\u0105zana \u017cadn\u0105 umow\u0105 z organizacj\u0105. Mo\u017cna zatem nada\u0107 uprawnienia dla pracownika, s\u0105siada.
Przyk\u0142ad:<\/strong>
Monika Nowak i Andrzej Nowak s\u0105 wsp\u00f3lnikami sp\u00f3\u0142ki z ograniczon\u0105 odpowiedzialno\u015bci\u0105. Maj\u0105 trzech pracownik\u00f3w. Jednak\u017ce w trakcie miesi\u0105ca jeden z pracownik\u00f3w, kierownik sklepu porzuci\u0142 prac\u0119. By\u0142 on zg\u0142oszony jako reprezentant sp\u00f3\u0142ki z o.o.. W takim wypadku, nale\u017ca\u0142oby zg\u0142osi\u0107 przez ZAW-FA inn\u0105 osob\u0119 b\u0119d\u0105c\u0105 reprezentantem.<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n

\n

Czy do KSeF faktury wysy\u0142a si\u0119 pojedynczo czy w paczkach faktur?<\/strong><\/h3>\n
\n\n

KSEF umo\u017cliwia wysy\u0142k\u0119 interaktywn\u0105 (pojedyncze faktury s\u0105 przesy\u0142ane do KSEF) lub wysy\u0142k\u0119 wsadow\u0105 (paczk\u0119 faktur). Przy wysy\u0142ce wsadowej jest mo\u017cliwo\u015b\u0107 wys\u0142ania do wielu faktur. Przy czym, je\u017celi kt\u00f3ra\u015b z faktur w paczce zostanie odrzucona przez KSEF, ze wzgl\u0119du np. na niezgodno\u015b\u0107 faktury ze schem\u0105, wtedy ca\u0142a paczka zostanie odrzucona i nie przejdzie do KSEF. Dobrym rozwi\u0105zaniem jest ustalenie, czy w przedsi\u0119biorstwie faktury b\u0119d\u0105 wysy\u0142ane codziennie, czy w kt\u00f3re\u015b dni w tygodniu.<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n

\n

W kt\u00f3rym momencie b\u0119dzie nadawany kod QR, przed czy ju\u017c po wysy\u0142ce faktury do KSeF?<\/strong><\/h3>\n
\n\n

W projekcie rozporz\u0105dzenia z 23 listopada 2023 roku wskazano, i\u017c kody weryfikuj\u0105ce s\u0105 przedstawione w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z norm\u0105 ISO\/IEC 18004:2015 wraz z podaniem w przypadku faktury ustrukturyzowanej numeru identyfikuj\u0105cego te faktury<\/strong> w Krajowym Systemie e-Faktur, a w przypadku faktur w trybie awarii, niedost\u0119pno\u015bci lub problem\u00f3w technicznych po stronie podatnika ( o kt\u00f3rych mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o podatku od towar\u00f3w i us\u0142ug) \u00a0oznaczenia \u201eOFFLINE<\/strong>\u201d. Oznacza to, i\u017c w przypadku gdy system dzia\u0142a prawid\u0142owo kod weryfikuj\u0105cy b\u0119dzie zawiera\u0142 numer identyfikuj\u0105cy faktur\u0119 w systemie, a zatem b\u0119dzie mo\u017cliwe jego wygenerowanie dopiero po przes\u0142aniu faktury i nadaniu jej numeru identyfikuj\u0105cego j\u0105 w KSeF. Z kolei w przypadku, gdy do czynienia mamy z awari\u0105, niedost\u0119pno\u015bci\u0105 czy problemem technicznym po stronie podatnika b\u0119dzie to mo\u017cliwe po wygenerowaniu faktury, ale w zwi\u0105zku z brakiem mo\u017cliwo\u015bci przes\u0142ania faktury do KSeF odb\u0119dzie si\u0119 to offline.<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n

\n\n\n\n

Inne artyku\u0142y na blogu o tematyce KSeF:<\/strong><\/p>\n\n\n\n