KSEF na przełomie 2025 i 2026. Co wiemy dzisiaj – pytania i odpowiedzi
Na łamach naszego bloga kilkakrotnie omawialiśmy podstawy funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur. Dzisiaj, u progu 2026 roku, po wielu modyfikacjach systemu, wiemy jeszcze więcej o tym, jak KSeF będzie działał w praktyce.
Prezydent RP zatwierdził 27 sierpnia 2025 roku ustawę wprowadzającą obowiązek korzystania z systemu, co nadaje ostateczny kształt reformie cyfrowego fakturowania w Polsce, od której nie ma już odwrotu.
W tym artykule odpowiadamy na najważniejsze pytania, które nurtują przedsiębiorców i księgowych przed wdrożeniem obligatoryjnego KSeF w 2026 roku.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie etapami, co ma na celu sprawne dostosowanie przedsiębiorców do nowych wymogów. Kalendarium jego obowiązywania prezentuje się następująco:
Warto jednak podkreślić, że od 1 lutego 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy będą musieli odbierać faktury w KSeF, niezależnie od tego, kiedy wchodzi dla nich obowiązek ich wystawiania.
Jakie są najważniejsze zmiany w KSeF 2.0?
Produkcyjna wersja systemu KSeF 2.0 pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. Wprowadza ona szereg istotnych zmian w porównaniu do dotychczas działającego fakultatywnego KSeF 1.0.
Nowa struktura logiczna faktury FA(3)
- Zastępuje dotychczasową strukturę FA(2) i jest dostosowana do nowych funkcjonalności systemu, w tym możliwości dodawania załączników.
Tryby wystawiania faktur
- Wprowadzono tryby offline: offline24 (możliwość wystawienia faktury bez połączenia z KSeF z obowiązkiem przesłania jej do systemu w ciągu 24 godzin), tryb offline niedostępność (podczas prac serwisowych) oraz tryb awaryjny (w przypadku awarii po stronie Ministerstwa Finansów, z terminem 7 dni roboczych na przesłanie faktury).
Załączniki do faktur
- Przedsiębiorcy będą mogli dołączać załączniki do e-faktur po wcześniejszym zgłoszeniu w e-Urzędzie Skarbowym i otrzymaniu potwierdzenia mailowego. Funkcja ta jest szczególnie przydatna dla branż takich jak media, telekomunikacja czy dostawcy paliw.
Kody QR
- Każda faktura wystawiona w trybie online będzie oznaczona kodem QR z numerem KSeF, umożliwiającym weryfikację autentyczności dokumentu. Faktury w trybie offline będą miały dwa kody QR – jeden z napisem „OFFLINE” i drugi z napisem „CERTYFIKAT”.
Nowe API REST
- Zamiast dotychczasowego protokołu SOAP wprowadzono architekturę REST zgodną ze specyfikacją OpenAPI, co ułatwia integrację z systemami księgowymi.
Certyfikaty KSeF
- Nowy mechanizm uwierzytelniania, który od lutego 2026 roku zastąpi dotychczasowe tokeny (tokeny będą działać równolegle do końca 2026 roku). Certyfikaty można pobierać już od 1 listopada 2025 roku poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Czy przewidziano okresy przejściowe?
Na szczęście tak, wprowadzono szereg ułatwień mających pomóc przedsiębiorcom w płynnym przejściu na nowy system.
w publikacjach z oferty Profinfo.pl
Po pierwsze – rok 2026 będzie okresem ochronnym. Oznacza to, że kary za błędy i niedostosowanie systemów zostały zawieszone do końca 2026 roku. Dzięki temu przedsiębiorcy mają czas na dopracowanie procedur bez obawy o sankcje.
Po drugie – do 31 grudnia 2026 roku możliwe będzie wystawianie faktur przy użyciu kas fiskalnych bez konieczności ich przesyłania do KSeF. Od 2027 roku, jeśli do transakcji zaewidencjonowanej przy użyciu kasy fiskalnej online będzie wystawiana faktura na rzecz podatnika, będzie musiała ona trafić do KSeF.
Po trzecie – do końca 2026 roku przedsiębiorcy, których łączna wartość sprzedaży na fakturach w danym miesiącu nie przekroczy 10 tysięcy złotych brutto, będą mogli wystawiać faktury poza KSeF.
Po czwarte – obowiązek podawania numeru KSeF przy przelewach został przesunięty na 2027 rok. Rozwiązanie to ma na celu przeciwdziałanie zatorom płatniczym.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Warto podkreślić, że przygotowanie do obowiązkowego KSeF w przedsiębiorstwie wymaga podjęcia kilku kluczowych kroków.
Kluczowa jest weryfikacja oprogramowania księgowego. Należy upewnić się, że wykorzystywany w firmie program do fakturowania jest zintegrowany z KSeF 2.0 i obsługuje nową strukturę FA(3) oraz API REST.
Testowanie na środowisku Demo to kolejne działanie, które warto podjąć, aby solidnie przygotować się na nadchodzące zmiany. Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko przedprodukcyjne (Demo), w którym można przetestować wystawianie faktur bez skutków prawnych.
Nie mniej istotne jest nadanie uprawnień, co oznacza, że przedsiębiorcy powinni nadać odpowiednie koncesje pracownikom lub biurom rachunkowym do wystawiania i odbierania faktur w systemie. Można to zrobić poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) dostępny od 1 listopada 2025 roku.
Wnioskowanie o certyfikaty KSeF, to kolejny ważny krok, który przygotowuje firmę do wprowadzenia nowego systemu. Od listopada 2025 roku można składać wnioski o certyfikaty wystawcy faktur, które są niezbędne do uwierzytelnienia się w systemie oraz wystawiania e-faktur w trybach offline.
Należy także zadbać o szkolenie dla pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie i księgowość. W tym zakresie polecamy skorzystać z profesjonalnego szkolenia dostępnego w ofercie Profinfo.pl – KSeF w praktyce biura rachunkowego – szkolenie on-line, które kompleksowo przygotowuje do pracy z nowym systemem.
Jak będzie wyglądać proces wystawiania faktur w KSeF?
Nowa, obowiązkowa wersja systemu posiada znaczne różnice w procesie fakturowania, niż było to przyjęte w pierwszym wariancie KSeF (1.0).
W nowym modelu faktura nabiera mocy prawnej po otrzymaniu numeru KSeF. Do momentu nadania unikalnego numeru identyfikacyjnego przez system, dokument formalnie nie istnieje. Dopiero po zarejestrowaniu w KSeF faktura staje się prawnie wiążąca.
Kolejna modyfikacja, to jednolity format XML (FA(3)). Oznacza to, że wszystkie faktury muszą być wystawiane w ustrukturyzowanym formacie XML zgodnym ze schematem FA(3), co eliminuje różnice między firmami i umożliwia automatyzację księgowania.
KSeF w wariancie 2.0 umożliwia automatyczne udostępnianie nabywcy. Faktury B2B są udostępniane wyłącznie poprzez KSeF, a odbiorca pobiera je po zalogowaniu do systemu lub przez własny program zintegrowany z KSeF.
Brak możliwości anulowania to kolejna cecha wprowadzanego w życie systemu. Jeśli pojawi się błąd w wystawionej fakturze, jedynym rozwiązaniem będzie wystawienie faktury korygującej, również przesyłanej przez system.
Automatyczna archiwizacja – KSeF będzie przechowywać wszystkie dokumenty przez 10 lat, co zwalnia przedsiębiorców z obowiązku samodzielnego archiwizowania faktur.
Wprowadzenie KSeF to koniec z erą wystawiania faktur „po czasie”. System automatycznie rejestruje datę i godzinę przesłania faktury, co uniemożliwia wystawianie faktur z datą wsteczną (choć w trybach offline data wystawienia odpowiada dacie wskazanej w polu P_1).
Ponadto każda faktura przekazywana poza systemem (np. dla kontrahenta zagranicznego lub konsumenta) będzie opatrzona kodem QR umożliwiającym jej weryfikację.
Kogo obejmuje obowiązek korzystania z KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich przedsiębiorców będących podatnikami VAT – czynnymi oraz zwolnionymi, którzy wystawiają faktury w transakcjach B2B, niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności. Ponadto obowiązek obejmuje również jednostki samorządu terytorialnego (JST).
Nowy Krajowy System e-Faktur przewiduje jednak pewne wyłączenia. Mianowicie obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy faktur wystawianych na rzecz konsumentów (osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej – transakcje B2C), gdzie fakturowanie przez KSeF pozostaje dobrowolne. Nie są również objęci obowiązkiem wszyscy podatnicy zagraniczni nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski (art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2 u.p.t.u.), a także podatnicy korzystający z procedur szczególnych (OSS, IOSS).
(art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2 u.p.t.u.):
Obowiązek wstawiania w KSeF faktur nie dotyczy:
- podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
- podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
Faktury kosztowe otrzymywane od zagranicznych kontrahentów (nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce) są dokumentowane poza KSeF, zgodnie z dotychczasowymi zasadami.
Podsumowanie
Przed nami przełomowy okres w polskim systemie fakturowania. Kluczowe terminy, które należy zapamiętać to: 1 lutego 2026 roku dla największych firm, 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców oraz 1 stycznia 2027 roku dla najmniejszych podmiotów. Już od 1 listopada 2025 roku można składać wnioski o certyfikaty KSeF i testować system na środowisku Demo.
Warto rozpocząć przygotowania jak najszybciej, aby uniknąć problemów organizacyjnych i w pełni wykorzystać korzyści płynące z cyfryzacji fakturowania – od automatyzacji procesów księgowych, przez skrócenie czasu zwrotu VAT (z 60 do 40 dni), po większe bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
Jeśli chcesz pogłębić swoją wiedzę na temat KSeF i poznać system w praktyce, zapraszamy do udziału w organizowanym przez nas szkoleniu on-line już 28.11.2025 r., a najświeższe informacje odnajdziesz zawsze na naszym blogu.
