KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Co to jest, od kiedy obowiązkowy i jak działa?
W dobie cyfryzacji i automatyzacji polski rynek biznesowy wkracza w nową erę e-fakturowania. Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się nieodłączną częścią życia przedsiębiorców, znacząco zmieniając sposób, w jaki zarządzają fakturami. Zrozumienie tego systemu jest kluczowe nie tylko dla zapewnienia zgodności z prawem, ale także dla efektywności i transparentności biznesowej.
Na skróty
Krajowy System e-Faktur – czym jest oraz kogo i od kiedy obowiązuje?
KSeF to nowoczesny system teleinformatyczny, stworzony w odpowiedzi na rosnące potrzeby cyfryzacji procesów fakturowych. Wprowadzenie go odbywa się etapami, aby zapewnić płynną adaptację dla przedsiębiorców.
Obecna Faza – dobrowolne Użytkowanie KSeF
Na chwilę obecną, przedsiębiorcy mają możliwość wyboru między tradycyjnymi metodami wystawiania faktur (papierowo lub w formie elektronicznej, na przykład w pliku PDF) a korzystaniem z KSeF do tworzenia faktur ustrukturyzowanych. Ta faza dobrowolnego korzystania z systemu pozwala na stopniowe przyzwyczajenie się do nowych technologii i przygotowanie do pełnego przejścia na e-fakturowanie.
Obowiązkowe wprowadzenie KSeF dla czynnych podatników VAT
Zmiana nastąpi 1 lipca 2024 roku, kiedy to korzystanie z KSeF do wystawiania faktur stanie się obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT. Od tego momentu, wszystkie czynności podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług dokonywane między przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych, będą musiały być dokumentowane za pośrednictwem KSeF.
Rozszerzenie obowiązku na pozostałych podatników
Kolejny etap wdrażania KSeF rozpocznie się 1 stycznia 2025 roku, kiedy to obowiązek korzystania z systemu zostanie rozszerzony również na podatników:
- zwolnionych z VAT,
- korzystających z kas rejestrujących do wystawiania faktur,
- wystawiających faktury uproszczone.
To rozszerzenie zapewni, że wszyscy przedsiębiorcy, bez względu na swój status VAT, będą stosować spójny, nowoczesny system fakturowania.
Do czego służy KSeF?
Krajowy System e-Faktur służy przede wszystkim do ułatwienia i usprawnienia procesu fakturowania w polskich przedsiębiorstwach. Jest to szczególnie ważne w kontekście szybkiego tempa zmian w środowisku biznesowym oraz rosnących wymagań związanych z przejrzystością i dokładnością rozliczeń podatkowych. Warto wspomnieć, że KSeF został zaprojektowany tak, aby mógł być łatwo zintegrowany z istniejącymi systemami księgowymi oraz ERP.
Korzyści podatkowe z wdrożenia KSeF:
- Przyspieszony zwrot VAT – dzięki KSeF, przedsiębiorcy mogą liczyć na szybszy zwrot podatku VAT. Standardowy okres zwrotu skraca się z 60 do 40 dni, poprawiając znacząco płynność finansową, szczególnie w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw.
- Uproszczone korygowanie faktur – system umożliwia łatwe i szybkie dokonywanie korekt w fakturach, co jest istotne w dynamicznym środowisku biznesowym.
- Eliminacja potrzeby duplikatów faktur – E-faktury w KSeF są zawsze dostępne online, zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy, eliminując ryzyko ich utraty czy zniszczenia.
- Zmniejszenie obciążeń administracyjnych – przedsiębiorcy korzystający z KSeF nie muszą dostarczać Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) na żądanie organów podatkowych upraszczając obowiązki sprawozdawcze.
Korzyści biznesowe:
- Uczciwa konkurencja i pewność transakcji – KSeF zapewnia transparentność, dając pewność, że faktura została wystawiona przez uprawniony podmiot.
- Usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednolitego standardu e-faktury oraz cyfryzacja obiegu dokumentów przyczynia się do szybszego dokumentowania transakcji i realizacji płatności.
- Natychmiastowa wymiana danych – faktury wystawiane w KSeF są dostępne dla odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym, przyspieszając komunikację biznesową.
- Automatyzacja procesów księgowych – ujednolicony format faktur pozwala na ich łatwą integrację z systemami księgowymi.
- Oszczędność czasu i zasobów – brak konieczności ręcznego przetwarzania faktur w formacie papierowym czy elektronicznym (PDF) przekłada się na oszczędność czasu i zasobów.
- Archwizacja e-faktur – usługa przechowywania i archiwizacji e-faktur przez 10 lat, oferowana przez administrację, to znaczące oszczędności dla firm, które nie muszą martwić się o przechowywanie fizycznych dokumentów.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
Działanie KSeF opiera się na centralnej platformie, do której przedsiębiorcy mają dostęp online. Po zalogowaniu użytkownicy mogą wystawiać faktury VAT, które są automatycznie zapisywane i przechowywane w systemie. Faktury te są dostępne zarówno dla wystawiającego, jak i odbiorcy znacznienie upraszcza proces weryfikacji i księgowania. Ponadto, KSeF zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych, co jest kluczowe w obrocie gospodarczym.
Jakie kary czekają na przedsiębiorców wystawiających faktury poza KSeF?
Mimo iż obecnie za niekorzystanie z KSeF nie obowiązują jeszcze żadne konsekwencje, sytuacja ta ulegnie zmianie, gdy faktury ustrukturyzowane staną się obowiązkowe, czyli od 1 stycznia 2025 roku. Wówczas na przedsiębiorców, którzy nie będą stosować się do wymogów KSeF i wystawią faktury poza tym systemem, nawet jeżeli udokumentują sprzedaż innym sposobem (na przykład przez przesłanie faktury elektronicznej), nałożone zostaną znaczące sankcje:
- karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF.
- w przypadku faktury, na której nie określono kwoty podatku VAT, przewidziana jest kara pieniężna w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.
Podobne artykuły:
