Co wlicza się do stażu pracy? Kompleksowy przewodnik dla pracownika i pracodawcy
W polskim systemie prawa pracy przez dekady funkcjonowała zasada ujmowania stażu pracy, która w obliczu realnego rynku zatrudnienia wydawała się coraz bardziej anachroniczna. Doświadczenie zawodowe tysięcy osób pracujących na tzw. „śmieciówkach” czy samozatrudnieniu było z perspektywy Kodeksu pracy niewidzialne. Na szczęście rok 2026 przynosi w tej materii swoistą rewolucję.
W niniejszym kompleksowym przewodniku, opartym na znowelizowanych przepisach, analizujemy zatem krok po kroku nowe przepisy prawa pracy. Chcesz być na bieżąco z informacjami? Zapraszamy więc do lektury niniejszego wpisu!
Jaka jest podstawa prawna i daty wejścia zmian w życie?
Fundamentem omawianych zmian jest Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2025 poz. 1423). To właśnie ten akt prawny dodaje do Kodeksu pracy nowe artykuły (w tym kluczowy art. 302[1]), definiujące na nowo, czym jest staż pracy.
Należy podkreślić, że nowe zasady naliczania stażu pracy nie zaczęły obowiązywać we wszystkich podmiotach jednocześnie. Ustawodawca zróżnicował terminy wejścia w życie nowelizacji na dwa okresy:
- od 1 stycznia 2026 r. – nowe zasady liczenia stażu pracy obowiązują w jednostkach sektora finansów publicznych (np. w urzędach, sądach, szkołach czy ZUS-ie);
- od 1 maja 2026 r. – przepisy zaczęły w pełni obowiązywać w sektorze prywatnym (dla wszystkich pozostałych pracodawców).
Oczywiście wokół nowych przepisów pojawiło się wiele nieporozumień. Najczęstszym błędem jest pojmowanie, iż nowe zasady wpływają na prawo do emerytury, sposób obliczania jej wysokości bądź pozwalają ją szybciej dostać. Niestety, tak jednak nie jest! Nowe przepisy dotyczą wyłącznie stażu pracy potrzebnego do ustalania uprawnień pracowniczych, tj.:
- wymiar urlopu wypoczynkowego,
- dodatki stażowe,
- nagrody jubileuszowe,
- dodatkowy urlop dla osób z niepełnosprawnością,
- wysokość odprawy pośmiertnej lub w przypadku rozwiązania umowy o pracę,
- dostęp do większej liczby ofert pracy tam, gdzie wymagany jest konkretny staż pracy,
- dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę,
- inne świadczenia uzależnione od długości zatrudnienia.
Co dokładnie wlicza się do stażu pracy od 2026 roku?
Na ogromną potrzebę zmian jeszcze we wrześniu ubiegłego roku wskazywała minister pracy Agnieszka Dziemianowicz-Bąk:
Mało kto tak naprawdę ma możliwość wyboru formy umowy, na podstawie której świadczona jest praca. Zlecenie to też praca. Jednoosobowa działalność gospodarcza to praca. I zasługują na docenienie. Dlatego konieczna jest zmiana Kodeksu pracy, aby wyrównać szanse w dostępie do niektórych uprawnień pracowniczych, jak i stanowisk wymagających potwierdzonego doświadczenia zawodowego[1].
Dlatego nowelizacja kodeksu pracy, która w dwóch etapach weszła w życie w bieżącym roku, wlicza do okresu zatrudnienia udokumentowane okresy aktywności zawodowej innej niż stosunek pracy. Szczegółowo określa je artykuł 302[1] paragraf 1-7 Kodeksu pracy:
- okresy za które opłacane były składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub ubezpieczenie wypadkowe jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą bądź osoba współpracująca z osobą prowadzącą tę działalność;
- okresy, w których osoba była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu:
- wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
- wykonywania umowy agencyjnej,
- współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, inną umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną,
- pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
- pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych;
- okresy, w których osoba nie była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym z tytułów wymienionych w punktach 1 i 2 na podstawie odrębnych przepisów;
- okresy, w których osoba była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego jako jednostka podejmująca działalność gospodarczą i nie była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym przez okres pierwszych 6 miesięcy prowadzenia tej działalności;
- okresy za które osoba opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe jako osoba współpracująca z osobą podejmującą działalność gospodarczą (wymienioną w punkcie 4);
- okresy za które zostały za osobę sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w okresie zawieszenia działalności gospodarczej;
- okresy, za które zostały za osobę sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą;
- okresy, w których osoba wykonywała za granicą pracę zarobkową na innej podstawie niż stosunek pracy.
Ponadto zgodnie z art. 302[1] paragraf 8 Kodeksu pracy:
Do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy wlicza się pracownikowi okresy, o których mowa w § 1–4 i 7, jeżeli w ramach prowadzenia pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, wykonywania umowy agencyjnej, pozostawania osobą współpracującą, o której mowa w § 1, § 2 pkt 3 i § 4 pkt 2, pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej, pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych, wykonywania działalności, o której mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, w okresie, o którym mowa w tym przepisie, w którym nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, lub wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy za granicą pracownik ten świadczył pracę na rzecz tego pracodawcy.
Co musi zrobić pracownik?, czyli procedura aktualizacji stażu pracy
W tym miejscu trzeba podkreślić, że nowe uprawnienia nie naliczą się w systemach kadrowo-płacowych w sposób automatyczny. „Ciężar” udowodnienia wcześniejszego stażu pracy spoczywa wyłącznie na pracowniku.
Zatem zgodnie z procedurą wdrażaną przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej we współpracy z ZUS, pracownik musi wykonać następujące kroki:
Podstawowym dowodem jest zaświadczenie z ZUS. Aby go uzyskać pracownik musi złożyć wyłącznie online wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy o symbolu USP. Jest on dostępny na koncie eZUS każdego płatnika. Jeżeli okres ubezpieczenia, za który chcemy uzyskać zaświadczenie, rozpoczął się przed 1 stycznia 1999 roku i trwał po tej dacie, wówczas pracownik musi złożyć dwa odrębne wnioski, a więc: US-7 (za okres sprzed 01.01.1999r.) oraz USP (za okres od 01.01.1999r.).
Jak informuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych, instytucja będzie wydawać zaświadczenia tylko za część okresów, które wymienia Kodeks pracy (art. 302[1] paragraf 11-13), a więc okresy, kiedy pracownik był objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub opłacał składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bądź wypadkowe oraz okresy, kiedy był zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ korzystał z tzw. ulgi na start.
Oczywiście, jeżeli z jakiegoś powodu ZUS nie będzie w stanie wydać takiego zaświadczenia, pracownik będzie miał możliwość udowodnienia stażu własnymi dokumentami.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych generuje i doręcza zaświadczenie elektronicznie. Zatem pracownik ma obowiązek pobrać dokument z własnego konta na eZUS i przedłożyć go pracodawcy.
Ustawodawca przewidział w tym zakresie przepisy przejściowe. Oznacza to, że pracownik ma dokładnie 24 miesiące na dostarczenie pracodawcy dokumentów, licząc od daty wejścia ustawy w życie u jego pracodawcy, czyli od 1 stycznia 2026 r. dla sektora publicznego i od 1 maja 2026 r. dla sektora prywatnego. Po tym terminie pracodawca nie wliczy wstecznego stażu dla celów licznych uprawnień pracowniczych.
Profinfo.pl jako realne wsparcie dla działów HR w obliczu tegorocznych zmian
Nie ulega wątpliwości, że tak obszerne zmiany w prawie pracy są ogromnym obciążeniem dla działów kadr i płac w każdym sektorze, bowiem od prawidłowego zakwalifikowania e-zaświadczeń z ZUS zależą nie tylko finanse firmy, ale i ewentualna odpowiedzialność podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Dlatego niezbędne staje się posiadanie rzetelnej bazy wiedzy, którą oferuje nasza internetowa księgarnia Profinfo.pl. W 2026 roku na półce każdego specjalisty z zakresu księgowości czy HR powinien znaleźć się zaktualizowany o nowelizację z Dz.U. 2025 poz. 1423 Kodeks pracy. Komentarz czy Meritum Prawo Pracy 2026. Są to bowiem publikacje w którym każdy zainteresowany omawianą tematyką znajdzie praktyczne kazusy, interpretacje ZUS czy algorytmy wyliczania nowego stażu, które ochronią firmę przed ryzykiem prawnym.
Zapraszamy do zapoznania się z naszą pełną ofertą!
FAQ
Czy okres pracy na umowie zlecenia studenta poniżej 26. roku życia wlicza się do nowego stażu pracy?
Art. 302[1] paragraf 3 Kodeksu pracy stanowi: Do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy, o których mowa w § 1 i 2, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Zatem umowa zlecenia zawarta ze studentem w wieku do 26 lat nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych, jednak okres wykonywania takiej umowy będzie podlegał wliczeniu do stażu zatrudnienia, o ile zostanie należycie udokumentowany. Ciężar udowodnienia takiego okresu wykonywania umowy zlecenia jako niepodlegającego zgłoszeniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych będzie spoczywał wyłącznie na pracowniku.
Pracowałem na B2B (działalność gospodarcza) dla firmy X przez 4 lata, a teraz ta sama firma zatrudniła mnie na umowę o pracę. Czy te lata z B2B zsumują się do okresu wypowiedzenia?
Tak! To jedna z najbardziej pozytywnych zmian. Znowelizowane przepisy wyraźnie stanowią, że zaliczeniu do stażu zakładowego u danego pracodawcy ulegają także okresy wcześniejszego wykonywania zleceń lub prowadzenia działalności gospodarczej, jeżeli ta praca lub usługi były świadczone bezpośrednio na rzecz tego właśnie pracodawcy. Dzięki temu Twój okres wypowiedzenia z 1 miesiąca może błyskawicznie wskoczyć na pułap 3 miesięcy.
Czy ZUS wystawi mi zaświadczenie za okres „ulgi na start”, podczas której nie opłacałem składek społecznych, a jedynie zdrowotną?
Tak. Ustawodawca przewidział ten wyjątek. Osoby, które rozpoczęły prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej i korzystały z tzw. „ulgi na start” (przez pierwsze 6 miesięcy opłacały tylko składkę zdrowotną, nie podlegając ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym), będą mogły zaliczyć ten czas do stażu pracy, o ile zgłosiły się w tym okresie do ubezpieczenia zdrowotnego.
Co się stanie, jeśli złożę wniosek o zaświadczenie i dostarczę je pracodawcy po upływie ustawowych 24 miesięcy?
Przekroczenie okienka 24 miesięcy (liczonego od stycznia lub maja 2026 r.) sprawi, że pracodawca nie będzie miał obowiązku wstecznego przeliczenia Twoich uprawnień zakładowych i potraktowania tego okresu z korzyścią na przyszłość na ułatwionych, przejściowych zasadach. Obowiązek aktualizacji statusu leży całkowicie po stronie zatrudnionego, więc warto nie zwlekać ze złożeniem wniosku poprzez platformę eZUS.
Gdzie mogę szukać szczegółowych instrukcji, jak interpretować wyjątkowe i nietypowe umowy przy wliczaniu ich do stażu?
Skomplikowane przypadki (np. praca zagraniczna, dawne umowy agencyjne czy nakładające się okresy ubezpieczeń) wymagają profesjonalnej analizy. Najlepszym źródłem informacji są prawnicze Kodeks pracy. Komentarz czy Meritum Prawo Pracy 2026 wydawane przez Wolters Kluwer Polska. Książki te, aktualizowane na bieżąco, są dostępne do zakupu w naszej księgarni internetowej profinfo.pl. Zawierają one dokładne wyjaśnienia ekspertów prawa pracy na podstawie których orzekają polskie sądy.
Źródła:
- Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2025 poz. 1423, Internetowy System Aktów Prawnych (ISAP).
- Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Dobra wiadomość! Zlecenie i samozatrudnienie od 2026 roku wliczą się do stażu pracy, https://www.gov.pl/web/rodzina/dobra-wiadomosc-zlecenie-i-samozatrudnienie-od-2026-roku-wlicza-sie-do-stazu-pracy
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych, „Stażowe” – nowe regulacje i zaświadczenia od 2026 r., https://www.zus.pl/-/%E2%80%9Esta%C5%BCowe-nowe-regulacje-i-za%C5%9Bwiadczenia-od-2026-r.-1
- Kancelaria Kochański & Partners, Jak prawidłowo ustalić staż pracy od 1 maja 2026 roku, https://www.kochanski.pl/jak-prawidlowo-ustalic-staz-pracy-od-1-maja-2026-roku/
- Bankier.pl, Nowe zasady naliczania stażu pracy 2026 – co się zmieniło, https://www.bankier.pl/smart/nowe-zasady-naliczania-stazu-pracy-2026-co-sie-zmienilo
- Gazeta Prawna, ZUS doliczy nawet 10 lat stażu pracy w 2026. Wystarczy złożyć wniosek do ZUS i dostać zaświadczenie, https://www.gazetaprawna.pl/praca/prawo-pracy/artykuly/11249348,zus-doliczy-nawet-10-lat-stazu-pracy-w-2026-wystarczy-zlozyc-wniosek-do-zus-i-dostac-zaswiadczenie-nowe-przepisy-dzialaja-wstecz-i-dotycza-milionow-polakow-gov-zaswiadczenie-o-stazu-pracy-ustawa-2026.html
- Strefa Biznesu, Zmiany od 2026 roku. ZUS policzy staż pracy zupełnie inaczej, https://strefabiznesu.pl/zmiany-od-2026-roku-zus-policzy-staz-pracy-zupelnie-inaczej/ar/c3p2-28086577
[1] https://strefabiznesu.pl/zmiany-od-2026-roku-zus-policzy-staz-pracy-zupelnie-inaczej
