Jak należy czytać i jak sprawdzać księgi wieczyste? Jak znaleźć numer księgi, jak dokonać zmiany w jej zawartości i zdobyć do niej darmowy dostęp?

Ustrój ksiąg wieczystych jest w Polsce regulowany przez Ustawę z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz.U. z 2019 r. poz. 2204). Ich zadaniem jest przedstawianie stanu prawnego nieruchomości, a więc ustalenie w sposób autorytatywny, kto i jakie prawa do danej nieruchomości posiada. Co jeszcze warto wiedzieć o księgach wieczystych? Jak należy je czytać, gdzie można je sprawdzić i jak znaleźć numer konkretnej księgi wieczystej? I na koniec, czy istnieje możliwość przeglądania ksiąg wieczystych całkowicie za darmo?

Jak czytać księgi wieczyste?

Bez względu na przyczynę, dla której ktoś decyduje się na przejrzenie księgi wieczystej danej nieruchomości, uzyskując dostęp do jej treści, należy koniecznie zwrócić uwagę na następujące części:

w Dziale I-O – porównanie rzeczywistej lokalizacji nieruchomości z adresem widniejącym w księdze, weryfikacja powierzchni, ilości i rodzaju pomieszczeń w domu, mieszkaniu lub budynku oraz przeznaczenie lokalu;
w Dziale I-Sp (Spis praw) – spis ograniczonych praw rzeczowych, które przysługują każdemu właścicielowi nieruchomości (ujawniają rzeczywiste prawa związane z nieruchomością);
w Dziale II – upewnienie się, czy osoba zbywająca daną nieruchomość jest jej rzeczywistym, prawowitym właścicielem (tu można zweryfikować dane właściciela nieruchomości oraz to, czy nieruchomość nie jest współwłasnością);
w Dziale III – spis wszelkich praw ciążących na nieruchomości (np. prawo dożywocia, prawa osób trzecich, zapisy, prawa pierwokupu czy dzierżawy). Wpisów tych należy szukać w rubryce o nazwie „Wzmianki w dziale III”;
w Dziale IV – wszelkie zapisy dotyczące hipoteki, a więc, czy dana nieruchomość nie ma koniecznej do spłacenia hipoteki, jaka jest kwota ewentualnych obciążeń hipotecznych, w jakiej walucie i jakiego rodzaju hipoteka została ustanowiona. Informacji tych należy szukać w rubryce o nazwie „Wzmianki w dziale IV”.

Zawsze przed kupnem nieruchomości należy sprawdzić, czy wszystkie zapisy dotyczące obciążeń hipotecznych zostały wcześniej wykreślone.

Jak sprawdzić księgę wieczystą?

Jedną z najważniejszych zasad ksiąg wieczystych jest jawność formalna. Oznacza to, że z treścią księgi wieczystej może zapoznać się każdy. Zasada ta ma na celu wykluczenie przypadków zasłaniania się nieznajomością wpisów w księdze wieczystej lub wniosków, o których wzmianki w tejże księdze się znajdują. Należy jednak pamiętać, iż zasada jawności formalnej nie obejmuje samych akt księgi wieczystej. Te może przeglądać jedynie notariusz lub osoba posiadająca tzw. interes prawny.

Od 2003 roku w Polsce prowadzona jest sukcesywna cyfryzacja ksiąg wieczystych i obecnie, dzięki systemowi elektronicznych ksiąg wieczystych (EKW), przeprowadzenie podstawowego badania księgi wieczystej nie wymaga wizyty w sądzie wieczystoksięgowym. Wybraną księgę można przejrzeć za pośrednictwem internetu bezpośrednio pod adresem http://ekw.ms.gov.pl/ lub poprzez odnośnik na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Jak znaleźć numer księgi wieczystej?

Do odszukania konkretnej księgi wieczystej konieczna jest znajomość jej numeru. Numer księgi składa się z trzech części, którymi są:

pierwsze 4 znaki – kod wydziału Sądu Rejonowego prowadzącego daną księgę;
następne 8 cyfr – numer księgi nadawany zgodnie z repertorium ksiąg w danym sądzie;
ostatnia cyfra – nadawana automatycznie cyfra kontrolna.

Najprostszym sposobem na uzyskanie numeru księgi wieczystej jest poproszenie o niego dotychczasowego właściciela nieruchomości. Numer księgi wieczystej można również uzyskać na drodze urzędowej, po złożeniu:

wniosku o wydanie wyrysu i wypisu z rejestru budynków i gruntów, który należy zgłosić w Wydziale Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Starostwa Powiatowego,
wniosku o udzielenie informacji odnośnie do numeru księgi wieczystej, który trzeba złożyć w Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego.

Sposobem atrakcyjnym dla osób, którym zależy na zaoszczędzeniu czasu, będzie z kolei uzyskanie numer księgi dzięki komercyjnym, internetowym wyszukiwarkom. Do tego jednak niezbędny będzie adres danej nieruchomości lub numer działki.

Jak wprowadzić zmianę w księdze wieczystej?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami zmiany w księdze wieczystej dokonywane są m. in. w przypadku:

nabycia nieruchomości,
podziału nieruchomości,
wyodrębnienia części nieruchomości,
odłączenia lub przyłączanie do innej istniejącej księgi,
ustanowienie służebności,
ustanowienie hipoteki,
ustanowienie praw i roszczeń.

Okolicznościami wymagającymi zmiany w księdze wieczystej są również: nabycie spadku, przekształcenie użytkowania wieczystego w prawo własności, stwierdzenie niezgodności stanu faktycznego z treścią księgi, sprostowanie oznaczenia nieruchomości czy ujawnienie budynku bądź urządzenia.

Aby móc wprowadzić zmiany w księdze wieczystej, konieczne jest złożenie wniosku w wydziale ksiąg wieczystych sądu rejonowego na formularzu KW-WPIS. Bezpłatny druk można otrzymać w siedzibie sądu lub pobrać go przez internet. Do wniosku dołącza się odpowiedni załącznik (akt notarialny, decyzja administracyjna, orzeczenie sądu lub inny dokument potwierdzający powód złożenia formularza), a następnie całość składa w biurze podawczym wydziału KW lub wysyła pocztą (jako list polecony). Wraz z wnioskiem wnieść należy również opłatę odpowiadającą określonej czynności. Formularz wniosku należy złożyć w dwóch egzemplarzach – jeden dla sądu, drugi, jako potwierdzenie złożenia wniosku, wraca do składającego.

Jak uzyskać dostęp do ksiąg wieczystych za darmo?

Dzięki wspominanemu wyżej systemowi elektronicznych ksiąg wieczystych (EKW), dostęp do przeglądania dowolnej księgi znajdującej się w tym systemie jest całkowicie darmowy. Jedynym warunkiem do korzystania z niego jest posiadanie właściwego numeru poszukiwanej księgi. Możliwość darmowego dostępu do ksiąg wieczystych reguluje Ustawa z dn. 6 lipca 1982 roku o hipotece i księgach wieczystych, której art.364 ust. 6 stanowi, iż: Każda osoba, która zna numer księgi wieczystej, może bezpłatnie ją przeglądać przy pomocy systemu teleinformatycznego.