Skróty 19

Wstęp 21

CZĘŚĆ PIERWSZA DOKUMENTACJA PRACOWNICZA – KODEKSOWA DOKUMENTACJA ZWIĄZANA ZE STOSUNKIEM PRACY – ZAGADNIENIA OGÓLNE

Dokumentacja kadrowa

1. Zasady prowadzenia akt osobowych 25 

2. Obligatoryjna dokumentacja w sprawach pracowniczych 39 

3. Informacja dotycząca okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej 41 

4. Komentarz do funkcjonowania regulacji dotyczących dokumentacji pracowniczej 43 

5. Procedura zmiany formy prowadzenia dokumentacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 

6. Zawiadomienie o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej 53 

7. Wniosek pracownika o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej 54 

8. Zawiadomienie o przekazaniu kopii dokumentacji pracowniczej . . . . . . . . . . . . . . 55 

9. Protokół przekazania dokumentacji pracowniczej wobec przejścia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 Kodeksu pracy 55

Dane osobowe

10. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych 57

11. Katalog danych osobowych, których przetwarzanie jest dopuszczalne przez pracodawcę 58

12. Katalog danych osobowych, których przetwarzanie jest dopuszczalne przez pracodawcę tylko za zgodą pracownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

13. Ogólna klauzula informacyjna 61

Dokumenty ogólnozakładowe

14. Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu 63

15. Ewidencja ruchu pracowników 64

16. Informacja o wolnych etatach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

17. Informacja o możliwości awansu 67

18. Instrukcja w sprawie zasad dokumentowania i rozliczania wyjść prywatnych 67

19. Instrukcja w sprawie zasad usprawiedliwiania nieobecności w pracy 71

Pracodawca a obrona Ojczyzny

20. Obrona Ojczyzny – obowiązki i uprawnienia pracodawców 75

21. Zawiadomienie pracodawcy o powołaniu do terytorialnej służby wojskowej . . . . . . . . . 75

22. Zawiadomienie pracodawcy o dniach pełnienia terytorialnej służby wojskowej 76

23. Udzielenie zwolnienia od pracy pracownikowi w celu służby wojskowej 76

24. Udzielenie zwolnienia od pracy pracownikowi po odbyciu służby wojskowej 76

25. Wniosek o świadczenie przysługujące pracodawcy zatrudniającemu pracownika będącego żołnierzem rezerwy albo będącego żołnierzem obrony terytorialnej pełniącym służbę wojskową rotacyjnie 76

26. Zawiadomienie pracodawcy o dniach, w których pracownik będzie pełnił służbę wojskową w ramach aktywnej rezerwy 76

27. Udzielenie zwolnienia od pracy pracownikowi na czas szkolenia w ramach dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Równe traktowanie

28. Informacja dotycząca równego traktowania w zatrudnieniu 77

29. Wewnętrzna procedura antymobbingowa pracodawcy 80

30. Klauzula poufności danych 84 Informacje o bezpieczeństwie

31. Informacja dotycząca pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy 86

32. Informacja dotycząca pracowników wyznaczonych do wykonywania czynności w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji pracowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Prawa autorskie pracowników

33. Klauzula o prawach autorskich – standardowa 89

34. Klauzula o prawach autorskich przy programach komputerowych 89

35. Oświadczenie o udziale części wynagrodzenia objętej ochroną z tytułu prawa autorskiego . . . . 89

36. Oświadczenie korygujące o udziale części wynagrodzenia objętej ochroną z tytułu prawa autorskiego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

37. Ewidencja prac objętych prawem autorskim . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

38. Fotografia dnia pracy pracownika 89

AKTA OSOBOWE

CZĘŚĆ A

Przed zatrudnieniem

39. Rekrutacja – zagadnienia ogólne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

40. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie 94

41. Spis dokumentów, które winna przedłożyć osoba przed zatrudnieniem 96

42. Skierowanie pracownika na badania lekarskie 97

43. Oświadczenie pracownika o niekaralności 100

44. Zapytanie o karalność Ministerstwa Sprawiedliwości . . . . . . . . . . . . . . . . 101

45. Podanie danych w celu sprawdzenia, czy dana osoba, która ma podjąć działalność na rzecz dzieci, nie widnieje w „Rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym” 102

46. Oświadczenie o niekaralności w przypadku braku możliwości przedstawienia danych z rejestrów 103

47. Oświadczenie o braku rejestru karnego lub możliwości uzyskania zaświadczenia (art. 21 ust. 7 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich) 104

48. Standardy ochrony małoletnich dla przedsiębiorcy, który zatrudnia pracowników młodocianych (w tym praktykantów) 105

49. Informacja o warunkach zatrudnienia pracownika młodocianego 130

CZĘŚĆ B

Nawiązanie stosunku pracy

50. Kwestionariusz osobowy dla pracownika 132

Umowa o pracę

Dokumentowanie zawarcia umowy o pracę

51. Umowa o pracę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

52. Umowa przedwstępna 141

53. Umowa o pracę na czas nieokreślony 143

54. Umowa o pracę na czas określony 145

55. Zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy o zatrudnieniu pracownika na umowę na czas określony wbrew limitom określonym w art. 251 § 1 Kodeksu pracy 149

56. Umowa o pracę zawarta na zastępstwo innego pracownika . . . . . . . . . . . . . . . 150

57. Umowa o pracę zawarta na okres próbny 153

58. Potwierdzenie warunków umowy o pracę zgodne z art. 29 § 2 Kodeksu pracy 156

59. Umowa o pracę zawarta z pracownikiem skierowanym do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej 156

Pracownik młodociany

60. Umowa o pracę z pracownikiem młodocianym w celu przygotowania zawodowego – nauka zawodu 157

61. Umowa o pracę z pracownikiem młodocianym w celu przygotowania zawodowego – przyuczenie do wykonywania określonej pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

62. Zaświadczenie stwierdzające nabycie umiejętności (przyuczenie) 157

63. Umowa o pracę z pracownikiem młodocianym przy wykonywaniu prac lekkich 157

64. Ewidencja pracowników młodocianych 157

Refundacja wynagrodzeń pracowników młodocianych

65. Wniosek o zawarcie umowy o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń 157

66. Opinia do wniosku złożonego przez pracodawcę o zawarcie umowy o refundację wynagrodzeń wypłaconych młodocianym pracownikom oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń 158

67. Umowa o refundację wynagrodzeń wypłaconych młodocianym pracownikom i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń . . . . . . . . . . . . . 158

68. Wniosek pracodawcy o refundację wynagrodzeń wypłaconych młodocianym pracownikom oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń zgodnie z umową o refundację wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenia społeczne za młodocianych . 158

69. Wniosek o dofinansowanie kosztów kształcenia młodocianego pracownika 158

70. Zawiadomienie o zawarciu umowy między pracodawcą a młodocianym pracownikiem w sprawie przygotowania zawodowego 158

Zakres czynności (obowiązków)

71. Zakres czynności pracownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

Praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

Zapoznanie z aktami prawa wewnętrznego

72. Regulamin pracy 163

73. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy 174

74. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami zakładowymi i zakresem informacji objętych tajemnicą oraz o przeszkoleniu w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Informacja o warunkach zatrudnienia, zastosowania monitoringu, ryzyku zawodowym oraz o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu

75. Zapoznanie pracownika z informacjami określonymi w art. 29 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy u pracodawcy posiadającego regulamin pracy 176

76. Zapoznanie pracownika z informacjami określonymi w art. 29 § 3 pkt 2 Kodeksu pracy dotyczącymi zabezpieczenia społecznego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

77. Zapoznanie pracownika z informacjami określonymi w art. 29 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy 185

78. Informacja o zmianie adresu siedziby/zamieszkania pracodawcy . . . . . . . . . . . . . 187

79. Informacja o zmianie warunków zatrudnienia 188

80. Przykładowe zapisy regulaminu pracy wprowadzające monitoring 192

81. Oświadczenie pracownika o tym, że został poinformowany o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego 194

82. Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

83. Informacja pracodawcy o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą na danych stanowiskach pracy 198

84. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z dokonaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego 199

85. Informacja dotycząca zagrożeń dla zdrowia i życia oraz działań ochronnych i zapobiegawczych na danym stanowisku pracy 200

86. Informacja o wprowadzeniu kontroli trzeźwości oraz kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu 201

Informacja dla młodocianego o ryzyku zawodowym

87. Informacja pracodawcy o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego 203

Dokumentacja szkoleń bhp

88. Karta szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy 204

89. Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy 206

Zmiana warunków pracy lub płacy

Zmiany w umowach o pracę

90. Przedłużenie umowy o pracę zawartej na czas określony 209

91. Aneks do umowy o pracę 210

92. Awans płacowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

93. Awans stanowiskowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

94. Aneks informacyjny do umowy o pracę (wynagrodzenie) 213

95. Aneks informacyjny do umowy o pracę na czas nieokreślony 214

96. Wypowiedzenie warunków pracy określonych w umowie o pracę 215

97. Wypowiedzenie warunków płacy określonych w umowie o pracę 216

98. Polecenie czasowego wykonywania pracy innej niż określona w umowie o pracę 218

99. Przeniesienie pracownika młodocianego do innej pracy niż określona w umowie o pracę ze względu na orzeczenie lekarskie 221

100. Przeniesienie pracownika do innej pracy niż określona w umowie o pracę ze względu na orzeczenie lekarskie – art. 230 Kodeksu pracy 221

101. Przeniesienie pracownika do innej pracy niż określona w umowie o pracę ze względu na orzeczenie lekarskie – art. 231 Kodeksu pracy 221

102. Zawiadomienie pracownika o przejściu całości lub części zakładu pracy na innego pracodawcę 221

Zmiana umowy z pracownicą w ciąży

103. Przedłużenie umowy o pracę zawartej na czas określony z pracownicą będącą w ciąży 223

104. Przeniesienie pracownicy do innej pracy niż określona w umowie o pracę ze względu na stan ciąży/karmienie dziecka piersią 224

105. Przeniesienie pracownicy do innej pracy niż określona w umowie o pracę ze względu na orzeczenie lekarskie 225

Odpowiedzialność materialna

106. Informacja o obciążeniu pracownika odszkodowaniem z tytułu odpowiedzialności materialnej 226

107. Zgoda na potrącenie z wynagrodzenia pracownika odszkodowania z tytułu odpowiedzialności materialnej 229

108. Umowa o indywidualnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie . . . . . . . . 229

109. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej 232

110. Zgoda na zatrudnienie w miejscu powierzenia mienia 236

111. Oświadczenie kasjera o przyjęciu kasy z pełną odpowiedzialnością materialną 237

Podnoszenie kwalifikacji

112. Polityka szkoleniowa pracodawcy 238

113. Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych 241

114. Porozumienie szkoleniowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246

Nagrody i premie

115. Nagroda uznaniowa 247

116. Regulamin przyznawania nagrody jubileuszowej 250

117. Pismo przyznające nagrodę jubileuszową . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252

118. Wzór regulaminu premiowania 252

Uprawnienia związane z rodzicielstwem

Urlop macierzyński

119. Wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego 257

120. Wniosek o urlop macierzyński przed przewidywaną datą porodu 260

121. Oświadczenie pracownicy o rezygnacji z urlopu macierzyńskiego po upływie 14 tygodni 261

122. Wniosek pracownika-ojca/innego członka rodziny o udzielenie części urlopu macierzyńskiego 263

123. Oświadczenie ubezpieczonego-ojca/innego członka rodziny dziecka o przerwaniu działalności zarobkowej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem przez okres odpowiadający okresowi, który pozostał do końca urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego 266

124. Wniosek matki o przerwanie urlopu macierzyńskiego w związku z hospitalizacją dziecka 267

125. Wniosek matki o pozostałą część urlopu macierzyńskiego po hospitalizacji dziecka 267

126. Wniosek o udzielenie części urlopu macierzyńskiego w związku z pobytem matki dziecka w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

127. Oświadczenie matki dziecka pracownicy/ubezpieczonej, która przebywa w szpitalu albo w innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne 267

128. Wniosek pracownika-ojca/innego członka rodziny o udzielenie części urlopu macierzyńskiego z powodu zgonu pracownicy-matki dziecka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

129. Wniosek pracownika-ojca/innego członka rodziny o udzielenie części urlopu macierzyńskiego z powodu porzucenia dziecka przez pracownicę 267

130. Oświadczenie ubezpieczonej-matki dziecka w sprawie rezygnacji przez nią z pobierania zasiłku macierzyńskiego 268

131. Wniosek pracownika-ojca/innego członka rodziny o udzielenie urlopu macierzyńskiego w przypadku braku możliwości sprawowania opieki przez matkę nieobjętą ubezpieczeniem społecznym w razie choroby i macierzyństwa albo nieposiadającą tytułu do objęcia takim ubezpieczeniem 268

132. Wniosek pracownika-ojca wychowującego dziecko/innego członka rodziny o udzielenie urlopu macierzyńskiego w przypadku podjęcia pracy przez matkę dziecka dotychczas nieobjętą ubezpieczeniem społecznym w razie choroby i macierzyństwa albo nieposiadającą tytułu do objęcia takim ubezpieczeniem 268

133. Wniosek o uzupełniający urlop macierzyński 268

134. Wniosek o udzielenie urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego 271

135. Udzielenie pracownikowi urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego . . . . . . . . . . 273

Urlop rodzicielski

136. Wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego 274

137. Udzielenie pracownikowi urlopu rodzicielskiego 277

138. Wniosek ubezpieczonej-matki dziecka o wypłacanie 81,5% zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze 278

139. Oświadczenie w sprawie rezygnacji pracownika z urlopu rodzicielskiego 279

Urlop ojcowski

140. Wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego 280

141. Udzielenie urlopu ojcowskiego 282

Urlop wychowawczy

142. Wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego 283

143. Wniosek o udzielenie urlopu wychowawczego na dziecko, które z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności wymaga osobistej opieki 285

144. Oświadczenie drugiego z rodziców/opiekunów dziecka o zamiarze korzystania z urlopu wychowawczego 285

145. Udzielenie urlopu wychowawczego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286

146. Praca w trakcie urlopu wychowawczego 287

147. Wezwanie pracownika z urlopu wychowawczego do podjęcia pracy 288

148. Wezwanie pracownika z urlopu wychowawczego do podjęcia pracy (korzystanie przez oboje rodziców) 289

149. Rezygnacja z urlopu wychowawczego 289

Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą

150. Wniosek o łączenie urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy 290

151. Brak zgody na podjęcie pracy w okresie urlopu rodzicielskiego 292

Obniżenie wymiaru czasu pracy

152. Wniosek pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego o obniżenie wymiaru czasu pracy 293

Oświadczenia pracownika związane z uprawnieniami rodzicielskimi

153. Wniosek pracownika o udzielenie mu zwolnienia od pracy w związku z wychowywaniem dziecka w wieku do lat 14 295

154. Udzielenie pracownikowi zwolnienia od pracy w związku z wychowaniem dziecka do 14 lat 296

155. Oświadczenie pracownika-rodzica/opiekuna dziecka (2 dni / 16 godzin) 297 156. Oświadczenie pracownika-rodzica/opiekuna o korzystaniu z uprawnień 297

157. Wniosek o udzielenie przerwy na karmienie dziecka piersią 299

158. Wniosek pracownika-małżonka (pracownika-rodzica) dziecka w fazie prenatalnej, w razie ciąży powikłanej, o wykonywanie pracy w innym systemie czasu pracy . . . . . . . 300

159. Wniosek pracownika-rodzica dziecka niepełnosprawnego o wykonywanie pracy w innym systemie czasu pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

160. Oświadczenie pracodawcy o braku zgody na wykonywanie pracy przez pracownika-rodzica dziecka niepełnosprawnego w innym systemie czasu pracy 300

Urlop bezpłatny

161. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego 301

162. Udzielenie urlopu bezpłatnego przez pracodawcę na wniosek pracownika 302

163. Udzielenie urlopu bezpłatnego pracownikowi w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy . . 303

Badania lekarskie

164. Skierowanie pracownika na badanie lekarskie 304

Umowa o zakazie konkurencji

165. Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy 306

Poinformowanie PIP o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy

166. Wniosek pracownika do pracodawcy o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

167. Zawiadomienie przez pracodawcę Państwowej Inspekcji Pracy o zatrudnieniu pracowników pracujących w nocy 310

Współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową

168. Zapytanie zakładowej organizacji związkowej o to, czy dany pracownik podlega ochronie związkowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

169. Zawiadomienie zarządu zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia warunków pracy i/lub płacy umowy pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy na czas określony/nieokreślony 312

170. Zawiadomienie zarządu zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia umowy pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy na czas określony/nieokreślony . . . . . . 314

171. Zawiadomienie zarządu zakładowej organizacji związkowej o zamiarze rozwiązania pracownikowi umowy o pracę w trybie bez wypowiedzenia 315

172. Wniosek do zarządu zakładowej organizacji związkowej o wyrażenie zgody na wypowiedzenie warunków pracy i/lub płacy umowy pracownikowi będącemu osobą wskazaną decyzją organizacji związkowej do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy 316

173. Wniosek do zarządu zakładowej organizacji związkowej o wyrażenie zgody na wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi będącemu osobą wskazaną decyzją organizacji związkowej do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy 317

174. Wniosek do zarządu zakładowej organizacji związkowej o wyrażenie zgody na rozwiązanie umowy o pracę w trybie bez wypowiedzenia pracownikowi będącemu osobą wskazaną decyzją organizacji związkowej do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy 318

Praca zdalna

175. Regulamin wykonywania pracy zdalnej (porozumienie pracodawcy i zakładowej organizacji związkowej – art. 6720 § 4 Kodeksu pracy) 320

176. Porozumienie pracodawcy z pracownikiem o wykonywaniu pracy zdalnej (gdy brak porozumienia ze związkami, regulaminu lub polecenia) (art. 6720 § 5 Kodeksu pracy) 335

177. Pisemna informacja o warunkach zatrudnienia w przypadku pracy zdalnej 337

178. Wniosek pracownika o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy (art. 6722  § 1 Kodeksu pracy) . . . . . . . . . . . . . . 338

179. Zasady bezpiecznego prowadzenia wideokonferencji według UODO 347

Zmiana rodzaju/warunków umowy o pracę

180. Wniosek pracownika o zmianę rodzaju/warunków umowy o pracę 348

181. Odpowiedź na wniosek pracownika o zmianę rodzaju/warunków umowy o pracę . . . . . . . 349

Wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem

182. Wniosek pracownika o informację dotyczącą rozwiązania umowy o pracę zawartej na okres próbny / zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę . . . . . 350

183. Odpowiedź na wniosek pracownika o informację dotyczącą przyczyn rozwiązania umowy na okres próbny / zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351

Elastyczna organizacja pracy

184. Wniosek pracownika o wprowadzenie elastycznej organizacji pracy 353

185. Udzielenie pracownikowi informacji o wprowadzeniu elastycznej organizacji pracy 356

186. Wniosek pracownika o powrót do poprzedniej organizacji wykonywania pracy 357

CZĘŚĆ C

Rozwiązanie umowy o pracę

187. Ustanie stosunku pracy – zagadnienia ogólne 358

188. Obowiązki pracodawcy związane z rozwiązaniem stosunku pracy 361

189. Porozumienie stron o rozwiązaniu umowy o pracę 362 190. Oferta pracownika rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron . . . . . . . . . . 363

191. Odpowiedź pracodawcy na ofertę pracownika rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron 364

192. Wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364

193. Zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia umowy o pracę 368

194. Rozwiązanie przez pracownika umowy o pracę za wypowiedzeniem 369

195. Porozumienie o zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia . 371

196. Rozwiązanie przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia – art. 55 § 11 Kodeksu pracy 372

197. Rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę z zastosowaniem skróconego okresu wypowiedzenia 373

198. Wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracowników – zwolnienie grupowe 374

199. Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron z przyczyn niedotyczących pracowników – zwolnienie grupowe 379

200. Zawiadomienie zarządu zakładowej organizacji związkowej o zamiarze przeprowadzenia zwolnień grupowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380

201. Porozumienie w sprawie zwolnień grupowych 383

202. Regulamin zwolnień grupowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 387

203. Zawiadomienie Powiatowego Urzędu Pracy o zamierzonych zwolnieniach grupowych 389

204. Zawiadomienie Powiatowego Urzędu Pracy o porozumieniu w sprawie zwolnień grupowych . . 389

205. Zawiadomienie o ponownym zatrudnieniu pracownika zwolnionego w ramach grupowego zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników . . . . . . . . . . . . . . . . . 390

206. Indywidualne rozwiązanie umowy o pracę z przyczyny nieleżącej po stronie pracownika 392

207. Wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika 394

208. Rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika – art. 52 Kodeksu pracy 395

209. Rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracownika – art. 53 Kodeksu pracy 398

210. Rozwiązanie przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia – za uprzedzeniem . . . . . 400

211. Uprzedzenie pracownika o zakończeniu zatrudnienia 401 212. Zawiadomienie pracownika o wygaśnięciu umowy o pracę 402

Świadectwo pracy

213. Wzór świadectwa pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403

214. Żądanie przez pracownika wydania świadectwa pracy po rozwiązaniu umowy o pracę 412

215. Żądanie przez pracownika wydania świadectwa pracy po ustaniu zatrudnienia . . . . . . . . 414

216. Upoważnienie do odbioru świadectwa pracy 415

217. Wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy 415

Ekwiwalent za urlop

218. Porozumienie dotyczące niewypłacania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy 417

219. Wniosek pracownika o wypłatę ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy . . . . . . . . . . . 418

220. Zawiadomienie o wypłacie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy 421

Kopia świadectwa pracy

221. Wniosek o wydanie kopii świadectwa pracy 422

Zajęcie wynagrodzenia za pracę

222. Zawiadomienie komornika o zatrudnieniu pracownika, który ma zajęte wynagrodzenie 423

223. Zawiadomienie o zajęciu wynagrodzenia za pracę – druk urzędowy organu egzekucyjnego 427

Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy

224. Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy 427

CZĘŚĆ D

Odpowiedzialność porządkowa

225. Wezwanie pracownika do złożenia wyjaśnień w sprawie naruszenia obowiązków pracowniczych 433

226. Notatka sporządzona na okoliczność wysłuchania pracownika przed nałożeniem kary porządkowej 434

227. Zawiadomienie o nałożeniu kary porządkowej 436

228. Sprzeciw pracownika od wymierzonej mu kary porządkowej 438

229. Zawiadomienie pracownika o uwzględnieniu sprzeciwu 439

230. Zawiadomienie pracownika o odrzuceniu sprzeciwu . . . . . . . . . . . . . . . . . 440

CZĘŚĆ E

Kontrola stanu trzeźwości i na obecność środków działających podobnie do alkoholu

231. Obwieszczenie nt. zasad kontroli stanu trzeźwości pracowników i na obecność środka działającego podobnie do alkoholu 442

232. Polecenie zakazu podjęcia pracy / zaprzestania pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . 444

233. Protokół z niedopuszczenia pracownika do pracy / odsunięcia pracownika od pracy . . . . . . 445

234. Protokół przeprowadzenia badania trzeźwości / stanu psychofizycznego pracownika . . . . . . 446

235. Informacja o zasadach przeprowadzania kontroli trzeźwości i na obecność środków działających podobnie do alkoholu 453

INDYWIDUALNA DOKUMENTACJA PRACOWNICZA

Wprowadzenie 455

Czas pracy

Dokumentacja ogólna

236. Wymiar czasu pracy w 2025 r. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456

237. Karta ewidencji miesięcznej czasu pracy 462

238. Roczna karta ewidencji czasu pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 466

239. Indywidualny harmonogram miesięczny czasu pracy 468

240. Zespołowy harmonogram miesięczny czasu pracy . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470

241. Lista obecności . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 471

242. Zawiadomienie Okręgowego Inspektoratu Pracy o przedłużeniu okresu rozliczeniowego 472

243. Porozumienie w sprawie wprowadzenia okresu rozliczeniowego . . . . . . . . . . . . . 474

244. Porozumienie w sprawie wprowadzenia ruchomego rozkładu czasu pracy 475

245. Ustawa antykryzysowa – porozumienie w sprawie obniżenia wymiaru czasu pracy pracowników 477

246. Ustawa antykryzysowa – porozumienie w sprawie wprowadzenia przestoju ekonomicznego 477

Dokumentacja indywidualna dotycząca czasu pracy

Wnioski pracownika

247. Wniosek pracownika o udzielenie zwolnienia od pracy 478

248. Udzielenie pracownikowi zwolnienia z pracy 480

249. Wniosek pracownika dotyczący zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych 480

250. Wniosek pracownika o udzielenie okolicznościowego zwolnienia od pracy 481

251. Wniosek pracownika o zwolnienie od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy) 482

252. Usprawiedliwienie przez pracownika nieobecności z powodu opieki nad dzieckiem 483

253. Usprawiedliwienie przez pracownika nieobecności spowodowanej zakończeniem podróży służbowej w godzinach nocnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484

254. Wniosek pracownika o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty 485

255. Wniosek pracownika o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy 486

256. Wniosek pracownika o zastosowanie systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta 486

257. Wniosek pracownika dotyczący stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy) 487

258. Wniosek pracownika dotyczący stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy) 489

259. Wniosek pracownika o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej 490

260. Wniosek pracownika o urlop opiekuńczy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492

261. Udzielenie urlopu opiekuńczego przez pracodawcę na wniosek pracownika . . . . . . . . . 493

Dodatkowe dokumenty

262. Dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy) . 494

263. Porozumienie dotyczące udzielenia dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy 495

264. Zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych 496

265. Rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych 497

266. Wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych 499

267. Udzielenie pracownikowi czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe . . . . . . . . . 500 Zgody pracownika

268. Zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy) 501

269. Zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy) . . . . . . . . . . . . . . . . 502

Urlop wypoczynkowy

270. Zgłaszanie wniosków do planu urlopów 503

271. Plan urlopów wypoczynkowych 505

272. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego 506

273. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego na żądanie 506

274. Wniosek pracownicy o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim . 508

275. Wniosek pracownika o podział urlopu wypoczynkowego na części 509

276. Wniosek pracownika o przesunięcie urlopu wypoczynkowego 509

277. Wniosek pracownika o przesunięcie urlopu wypoczynkowego na skutek czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby 509

278. Pismo pracodawcy o przesunięciu terminu urlopu wypoczynkowego pracownika . . . . . . 510

279. Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego 510

Wynagrodzenia i odprawy

280. Wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych . . . . . . . . . . . . . 511

281. Karta pracy 513

282. Karta zarobkowa 515

283. Karta przychodów pracownika 517

284. Zgoda pracownika na dokonanie potrącenia z jego wynagrodzenia . . . . . . . . . . . . 519

285. Zasady sporządzania regulaminu wynagradzania 521

286. Regulamin wynagradzania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 523

287. Porozumienie w sprawie zawieszenia stosowania niektórych przepisów regulaminu wynagradzania (art. 91 Kodeksu pracy) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526

288. Porozumienie w sprawie zawieszenia stosowania mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę (art. 231a Kodeksu pracy) 527

289. Odprawa rentowa i emerytalna – zawiadomienie o przyznaniu 527

290. Odprawa pośmiertna – zawiadomienie o przyznaniu . . . . . . . . . . . . . . . . . 528

Wynagrodzenia – rozliczanie podatku dochodowego

291. PIT-2. Oświadczenia / wnioski podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych 530

292. PIT-2A. Oświadczenia / wnioski dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych 530

293. PIT-3. Oświadczenia / wnioski dla celów obliczania przez organ rentowy miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych 530

Odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej

294. Tabela norm przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego oraz środków higieny osobistej (przykładowa) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531

295. Karta przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację 533

CZĘŚĆ DRUGA DOKUMENTACJA PRACOWNICZA – OKOŁOKODEKSOWA

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich wykonywana przez pracodawców

296. Upoważnienie do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez ubezpieczonych zwolnień lekarskich od pracy 537

297. Protokół kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego 540

Pracownicze plany kapitałowe

298. Informacja dla zatrudnionych o pracowniczych planach kapitałowych 541

299. Regulamin wyboru reprezentacji osób zatrudnionych na potrzeby PPK 541

300. Protokół z wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK . . 541

301. Wniosek do pracodawcy o zawarcie umowy o prowadzenie PPK . . . . . . . . . . . . 541

302. Deklaracja uczestnika PPK w zakresie finansowania wpłat podstawowych do PPK 542

303. Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK 542

304. Wniosek osoby zatrudnionej do pracodawcy o dokonywanie wpłat do PPK 542

305. Oświadczenie uczestnika PPK o zawartych umowach o prowadzenie PPK 542

306. Deklaracja uczestnika PPK w zakresie finansowania wpłat dodatkowych do PPK 542

307. Deklaracja uczestnika PPK w zakresie finansowania wpłat podstawowych do PPK 542

308. Wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK dla osób między 55. a 70. rokiem życia 542

Okulary i szkła korygujące

309. Instrukcja w sprawie zasad przyznawania i refundacji kosztów okularów i szkieł korygujących pracownikom wykonującym pracę przy monitorach ekranowych 543