| Zawartość | Nr strony |
|---|
| Okresy przechowywania akt osobowych (dla umów sprzed i po 1 stycznia 2019 r.) | 5 |
| | |
| Różne okresy przechowywania dokumentacji – w zależności od tego, kiedy rozpoczęła się umowa | 5 |
| Którym pracownikom można skrócić okres przechowywania z 50 do 10 lat, a którym – nie? | 6 |
| Spór sądowy a okres przechowywania dokumentacji | 7 |
| Upływa okres przechowywania dokumentacji – co z nią robimy? | 9 |
| Zawieramy kolejną umowę z tym samym pracownikiem – jaki jest termin przechowywania akt? | 9 |
| Od kiedy liczy się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej? | 11 |
| Można skopiować dokumenty do drugich akt, choć nie trzeba | 14 |
| Wspólne świadectwo – czy kopiować do poprzednich akt? | 15 |
| Ostatecznie decyduje pracodawca | 16 |
| A jeśli nie damy nowej umowy, lecz przedłużymy starą? | 17 |
| Jak w takim przypadku informować o okresie przechowywania? | 18 |
| Czy należy informować o okresie przechowywania dokumentacji gdy pomiędzy umowami nie ma przerw a pracownik wystąpił o wydanie świadectwa pracy? | 19 |
| | |
| Elektroniczne akta osobowe | 20 |
| | |
| Forma papierowa lub elektroniczna | 20 |
| W jaki sposób przechodzimy z akt papierowych na elektroniczne (jak je digitalizujemy)? | 21 |
| Wymagana będzie odpowiednia numeracja e-dokumentów i spis treści | 25 |
| Trzeba dodać tzw. metadane | 25 |
| Elektroniczne akta należy odpowiednio zabezpieczyć | 27 |
| Trzeba powiadomić pracowników (byłych pracowników) o możliwości odbioru | 29 |
| W jakiej formie dokumentacja powinna zostać wydana? | 29 |
| Po przejściu na e-akta nieodebraną dokumentację można zniszczyć | 30 |
| Można będzie wrócić do formy papierowej | 31 |
| Odbiór formy elektronicznej – co należy przez to rozumieć? | 32 |
| Dokumentacja elektroniczna równoważna papierowej | 32 |
| Pracownik prosi o kopię z e-akt – jak mu ją wydać? | 33 |
| Akta częściowo papierowe, częściowo elektroniczne są wykluczone | 35 |
| Niektóre inne dokumenty – obok akt osobowych – też mogą być elektroniczne | 38 |
| Inspekcja pracy będzie mogła skontrolować także elektroniczne akta | 38 |
| | |
| Zasady prowadzenia akt osobowych – według rozporządzenia | 39 |
| | |
| Co przechowujemy w poszczególnych częściach akt osobowych? | 39 |
| Dokumenty przechowywane w poszczególnych częściach akt i poza nimi – po 1 stycznia 2019 r. | 40 |
| Część E akt osobowych | 46 |
| Czy zamieszczać dokument w aktach, czy tylko żądać go do wglądu i oddać pracownikowi? | 48 |
| Czy potwierdzać „za zgodność” na oświadczeniu pracownika? | 49 |
| A może zrezygnować z potwierdzania danych? | 49 |
| Czy wolno kserować podstawowe dokumenty, jak świadectwa pracy? | 50 |
| Spis treści – zgodny z rozporządzeniem i łatwy do wymiany | 56 |
| Zaświadczenia lekarskie z poprzedniej firmy czasem umieszcza się w aktach | 57 |
| Czy przechowujemy w aktach CV i list motywacyjny? | 58 |
| Pytania do UODO | 60 |
| 8 zasad prowadzenia teczek osobowych | 60 |
| Po otrzymaniu nowego dokumentu powinniśmy wykonać 4 kroki | 67 |
| Za prowadzenie akt osobowych odpowiada pracodawca – także gdy oddał kadry „na zewnątrz” | 69 |
| Musi być upoważnienie do przetwarzania danych osobowych | 70 |
| Za nieprowadzenie akt grozi grzywna | 72 |
| | |
| Ewidencjonowanie czasu pracy | 73 |
| | |
| Jakie informacje powinna zawierać ewidencja? | 73 |
| Jakie jeszcze dokumenty umieszcza się w dokumentacji ewidencyjnej? | 74 |
| Ewidencjonowanie czasu pracy w delegacji i innych kwestii | 76 |
| Prowadzenie ewidencji | 79 |
| Uproszczona ewidencja czasu pracy | 81 |
| Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy | 82 |
| Prywatne wyjścia pracowników | 83 |
| Potwierdzanie obecności i pozyskiwanie danych do ewidencji | 84 |
| Kto prowadzi ewidencję? | 85 |
| Przechowywanie ewidencji | 86 |
| | |
| Informacja o okresie przechowywania akt | 87 |
