Wykaz skrótów | str. 8

Rozdział I. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej | str. 9

1. Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej | str. 9
2. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej | str. 9
2.1. Akta osobowe | str. 10
2.2. Dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy | str. 13
2.3. Przepisy przejściowe | str. 16
3. Formy dokumentacji pracowniczej oraz ich zmiana | str. 17
4. Forma przechowywania dokumentacji pracowniczej | str. 20
4.1. Przechowywanie dokumentacji w formie papierowej | str. 21
4.2. Przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej | str. 21
4.3. Przenoszenie dokumentacji między systemami teleinformatycznymi | str. 22

Rozdział II. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej | str. 23

1. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej | str. 23
2. Obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji | str. 26
3. Obowiązki pracodawców w zakresie ubezpieczeń społecznych | str. 29
3.1. Raport informacyjny | str. 29
3.2. Procedura składania raportu informacyjnego oraz jego skutki | str. 30
3.3. Konto ubezpieczonego i dokumenty przekazywane do ZUS | str. 39
3.4. Konsekwencje niezłożenia ZUS RIA | str. 43
4. Postać a forma elektroniczna | str. 43
5. Odpowiedzialność wykroczeniowa | str. 44

Rozdział III. Język polski w dokumentacji pracowniczej | str. 46

1. Język umowy o pracę | str. 46
2. Język pozostałych dokumentów z zakresu prawa pracy | str. 48
3. Nazwa stanowiska w języku obcym | str. 48

Rozdział IV. Ochrona danych osobowych | str. 49

1. Przetwarzanie danych osobowych pracowników | str. 49
2. Pozyskiwanie danych osobowych od osób ubiegających się o zatrudnienie | str. 54
3. Pozyskiwanie danych osobowych od pracowników | str. 56

Rozdział V. Przepisy wewnątrzzakładowe | str. 59

1. Regulamin pracy | str. 61
1.1. Obowiązek tworzenia regulaminu pracy | str. 61
1.2. Procedura wprowadzenia regulaminu pracy | str. 62
1.3. Treść regulaminu pracy | str. 64
1.4. Wejście w życie regulaminu pracy | str. 75
2. Regulamin wynagradzania | str. 97
2.1. Zakładowe źródło prawa pracy | str. 97
2.2. Regulamin wynagradzania a układ zbiorowy pracy | str. 99
2.3. Indywidualne warunki wynagradzania pracowników a zapisy regulaminu wynagradzania | str. 99
2.4. Procedura ustalania regulaminu wynagradzania | str. 100
2.5. Treść regulaminu wynagradzania | str. 101
2.6. Inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania w regulaminie wynagradzania | str. 102
2.7. Zmiana regulaminu wynagradzania | str. 103
2.8. Rezygnacja z zfśs w regulaminie wynagradzania | str. 104
2.9. Wejście w życie regulaminu wynagradzania | str. 105
2.10. Uchylenie regulaminu wynagradzania | str. 106
2.11. Zawieszenie regulaminu wynagradzania | str. 107
2.12. Najczęstsze błędy w regulaminie wynagradzania | str. 107
3. Regulamin zfśs | str. 115
3.1. Tworzenie regulaminu zfśs – na co zwrócić uwagę | str. 115
3.2. Procedura ustalania regulaminu zfśs | str. 117
3.3. Ochrona danych osobowych w zfśs | str. 125
4. Układ zbiorowy pracy | str. 125
4.1. Tworzenie układu zbiorowego pracy – o czym warto pamiętać | str. 132
5. Obwieszczenie o systemach czasu pracy | str. 132
6. Informacja o równym traktowaniu w zatrudnieniu | str. 133
7. Regulacje w zakresie kontroli trzeźwości pracowników | str. 134
7.1. Treść regulacji w zakresie kontroli trzeźwości | str. 135
7.2. Tryb wprowadzenia regulacji wewnątrzzakładowych w zakresie kontroli trzeźwości | str. 135
8. Wewnątrzzakładowe regulacje w zakresie pracy zdalnej | str. 139
8.1. Porozumienie o pracy zdalnej z organizacją związkową | str. 139
8.2. Regulamin pracy zdalnej | str. 140
8.3. Treść regulaminu lub porozumienia o pracy zdalnej | str. 140

Rozdział VI. Zatrudnienie pracownika | str. 145

1. Kwestionariusz osobowy | str. 145
2. Badania lekarskie | str. 147
3. Szkolenie wstępne bhp | str. 151
4. Zakres obowiązków pracownika | str. 153
5. Zapoznanie z regulaminami pracy i wynagradzania | str. 154

Rozdział VII. Przebieg zatrudnienia | str. 155

1. Zawarcie umowy o pracę | str. 155
1.1. Treść umowy o pracę | str. 155
1.2. Zmiana warunków umowy o pracę | str. 159
2. Informacja o warunkach zatrudnienia | str. 161
3. Zakaz konkurencji w czasie trwania stosunku pracy | str. 168
4. Wspólna odpowiedzialność materialna | str. 169
5. Uprawnienia związane z rodzicielstwem | str. 171
5.1. Wniosek o urlop macierzyński | str. 171
5.2. Wniosek o urlop rodzicielski | str. 172
5.3. Wniosek o urlop ojcowski | str. 174
5.4. Wniosek o urlop wychowawczy | str. 176
5.5. Wniosek o elastyczną organizację pracy | str. 178
5.6. Urlop opiekuńczy | str. 180
5.7. Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej | str. 182
5.8. Oświadczenie o zamiarze korzystania z uprawnień rodzicielskich | str. 184
6. Okresowe szkolenia bhp | str. 185
7. Dokumentacja płacowa | str. 187
8. Ewidencja czasu pracy | str. 188
9. Ruchomy czas pracy | str. 191
10. Wyjścia prywatne | str. 193
11. Potwierdzenie obecności w pracy | str. 194
12. Urlopy wypoczynkowe | str. 195
12.1. Plan urlopów | str. 195
12.2. Udzielanie urlopu | str. 196
12.3. Odwołanie z urlopu | str. 196
13. Kary porządkowe | str. 197
14. Ewidencja odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej | str. 200
15. Refundacja okularów i szkieł kontaktowych w przepisach wewnątrzzakładowych | str. 201

Rozdział VIII. Dokumenty dotyczące wypłaty zasiłków | str. 205

1. Zmiany w dokumentacji zasiłkowej od 6 grudnia 2023 r | str. 205
2. Obowiązki wobec ZUS pracodawcy niebędącego płatnikiem zasiłków | str. 206
3. Termin przekazania zaświadczenia Z-3 do ZUS | str. 206
4. Wypełnianie zaświadczenia Z-3 | str. 207
5. Kontynuacja wypłaty zasiłków przez ZUS | str. 218
6. Zasiłek opiekuńczy | str. 222
7. Zasiłek macierzyński | str. 247

Rozdział IX. Dokumenty dotyczące składek ZUS | str. 259

1. Wnioski o ulgi i umorzenia z ZUS | str. 259
1.1. Odroczenie terminu płatności składek lub rozłożenie na raty | str. 259
2. Rozłożenie na raty należności z tytułu składek | str. 263
3. Zgłaszanie umów o dzieło w ZUS | str. 269
3.1. Podmioty zobowiązane do zgłoszenia umowy o dzieło | str. 269
3.2. Podmioty wyłączone z obowiązku zgłoszenia umowy o dzieło | str. 271
4. Rozliczenie składek za przedsiębiorców | str. 274
4.1. Formularze ZUS DRA i ZUS RCA | str. 274
4.2. Zasady ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i ich wykazywanie w ZUS DRA i ZUS RCA | str. 274
4.2.1. Opodatkowanie według skali podatkowej | str. 274
4.2.2. Opodatkowanie liniowe | str. 275
4.2.3. Karta podatkowa | str. 275
4.2.4. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych | str. 275
4.2.5. Inne formy opodatkowania | str. 276

Rozdział X. Wnioski i oświadczenia do celów podatkowych | str. 284

1. Podatnicy uprawnieni do złożenia PIT-2 | str. 285
2. Warunki składania oświadczenia o kwocie zmniejszającej podatek | str. 287
3. Oświadczenie podatnika składane płatnikowi o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów (z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko) | str. 288
4. Oświadczenie podatnika składane zakładowi pracy w sprawie korzystania z podwyższonych pracowniczych kosztów uzyskania przychodów | str. 288
5. Oświadczenie podatnika składane płatnikowi w sprawie zwolnień podatkowych | str. 289
6. Wniosek podatnika składany płatnikowi o niestosowanie ulgi dla młodych podatników lub pracowniczych kosztów uzyskania przychodów | str. 289
7. Wniosek podatnika składany płatnikowi o rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów | str. 290
8. Wniosek podatnika składany płatnikowi w sprawie niepobierania zaliczek w roku podatkowym | str. 290

Rozdział XI. Zakończenie zatrudnienia | str. 294

1. Wypowiedzenie umowy o pracę | str. 294
2. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia | str. 295
3. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron | str. 296
4. Wygaśnięcie stosunku pracy | str. 296
5. Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy | str. 297
6. Świadectwo pracy | str. 298
Wypełnienie świadectwa pracy – instrukcja „krok po kroku” | str. 301
Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji kadrowej | str. 315

Wykaz wzorów
Wzór 1. Informacja o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej | str. 19
Wzór 2. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej | str. 26
Wzór 3. Wniosek o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej | str. 27
Wzór 4. Oświadczenie ZUS OSW | str. 31
Wzór 5. Raport ZUS RIA | str. 33
Wzór 6. Raport ZUS RPA | str. 41
Wzór 7. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych | str. 49
Wzór 8. Umowa powierzenia przetwarzania danych podmiotowi zewnętrznemu | str. 51
Wzór 9. Regulamin pracy | str. 76
Wzór 10. Regulamin wynagradzania | str. 109
Wzór 11. Regulamin tworzenia i gospodarowania zfśs | str. 121
Wzór 12. Układ zbiorowy pracy | str. 128
Wzór 13. Obwieszczenie w sprawie systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych | str. 133
Wzór 14. Potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się z informacją o równym traktowaniu w zatrudnieniu | str. 134
Wzór 15. Przykładowy fragment regulaminu pracy określający zasady badania trzeźwości pracowników | str. 137
Wzór 16. Regulamin pracy zdalnej | str. 141
Wzór 17. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę | str. 145
Wzór 18. Kwestionariusz osobowy dla pracownika | str. 147
Wzór 19. Skierowanie na badania profilaktyczne | str. 148
Wzór 20. Karta szkolenia wstępnego bhp | str. 152
Wzór 21. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminami pracy i wynagradzania | str. 154
Wzór 22. Umowa o pracę | str. 157
Wzór 23. Zawiadomienie o zawarciu umowy na okres przekraczający 33 miesiące | str. 159
Wzór 24. Porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy | str. 159
Wzór 25. Informacja o warunkach zatrudnienia – art. 29 § 3 Kodeksu pracy, u pracodawcy, który posiada regulamin pracy | str. 162
Wzór 26. Umowa o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy | str. 168
Wzór 27. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej | str. 170
Wzór 28. Wniosek o kontynuację urlopu macierzyńskiego przez ojca dziecka | str. 172
Wzór 29. Wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego albo jego części | str. 173
Wzór 30. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu ojcowskiego | str. 175
Wzór 31. Wniosek pracownika o udzielenie urlopu wychowawczego | str. 177
Wzór 32. Wniosek o elastyczną organizację pracy | str. 179
Wzór 33. Wniosek o urlop opiekuńczy | str. 181
Wzór 34. Wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej | str. 183
Wzór 35. Oświadczenie pracownika o zakresie korzystania z uprawnień rodzicielskich | str. 185
Wzór 36. Zaświadczenie o ukończeniu okresowego szkolenia bhp | str. 186
Wzór 37. Porozumienie o wprowadzeniu ruchomego rozkładu czasu pracy (art. 1401 § 1 k.p.) | str. 192
Wzór 38. Porozumienie o wprowadzeniu ruchomego rozkładu czasu pracy (art. 1401 § 2 k.p.) | str. 192
Wzór 39. Wniosek pracownika o ustalenie indywidualnego ruchomego rozkładu czasu pracy | str. 193
Wzór 40. Wniosek o wyjście prywatne | str. 193
Wzór 41. Indywidualna ewidencja czasu pracy zastępująca listę obecności | str. 194
Wzór 42. Przykładowy plan urlopów na 2024 r. | str. 195
Wzór 43. Wniosek urlopowy | str. 196
Wzór 44. Pismo o wymierzeniu pracownikowi kary porządkowej | str. 198
Wzór 45. Pismo o wniesieniu sprzeciwu od kary porządkowej | str. 198
Wzór 46. Pismo o odrzuceniu sprzeciwu od kary porządkowej | str. 199
Wzór 47. Karta ewidencji odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej | str. 200
Wzór 48. Informacja o zasadach przydziału odzieży i obuwia roboczego | str. 201
Wzór 49. Przykładowe postanowienia dotyczące dofinansowania do szkieł kontaktowych | str. 204
Wzór 50. Zaświadczenie płatnika składek | str. 210
Wzór 51. Zaświadczenie płatnika składek dotyczące ustalenia prawa do zasiłku chorobowego lub opiekuńczego za dalszy okres | str. 219
Wzór 52. Wniosek o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem | str. 227
Wzór 53. Wniosek o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny | str. 236
Wzór 54. Wniosek o zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego | str. 250
Wzór 55. Wniosek o zasiłek macierzyński | str. 254
Wzór 56. Wniosek o odroczenie terminu płatności składek | str. 260
Wzór 57. Wniosek o rozłożenie na raty należności z tytułu składek | str. 265
Wzór 58. Zgłoszenie umowy o dzieło | str. 272
Wzór 59. Deklaracja rozliczeniowa | str. 277
Wzór 60. Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach | str. 281
Wzór 61. Oświadczenia/Wnioski podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych | str. 291
Wzór 62. Wypowiedzenie umowy o pracę | str. 294
Wzór 63. Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy | str. 297
Wzór 64. Świadectwo pracy | str. 311