Negocjacje. Analiza i wspomaganie decyzji

Wydawać by się mogło, że o negocjacjach napisano już wszystko. Licz- ba publikacji na ten temat dostępna na rynku wydawniczym jest na- prawdę imponująca. Prosta kwerenda pojedynczego hasła „negocjacje” przeprowadzona w serwisie internetowym jednej z największych w Polsce sieci księgarni daje, po usunięciu beletrystyki, listę 54 pozycji znajdujących się aktualnie w sprzedaży . Są to opracowania praktyków i teoretyków negocjacji, poradniki i podręczniki akademickie. Traktują one tematykę negocjacji w sposób zróżnicowany. Przykładowo, jedne z nich koncentrują się na technikach i trikach negocjacyjnych, a więc mają charakter poradników dotyczących form zachowań i zagrywek, które – jakkolwiek mgliście definiować by cel działania negocjacyjnego – mają po prostu pomóc negocjatorowi w jego realizacji. Inne z kolei koncentrują się na samych sylwetkach negocjatorów i w równie niejasnych kategoriach sukcesu klasyfikują ich cechy, te po- żądane i niepożądane, zakładając tym samym (całkiem zresztą słusznie), że dzięki pracy nad sobą negocjatorzy są w stanie wykształcić pewien najbardziej pożądany z punktu widzenia przebiegu i wyniku negocjacji, można by rzec – optymalny, profil psychologiczno-społeczny. W jeszcze innej grupie książek problematykę negocjacji porusza się w kontekście możliwości kooperacji lub konkurencji, rekomendując przy tym „optymalne” wzorce zachowań, co czyni z tych publikacji swoiste przewodniki negocjacyjne. Są one pełne recept, jak wygrać negocjacje – gdy drugą stronę trzeba traktować jako potencjalnego konkurenta lub, co gorsza, przeciwnika, którego należy zwalczyć, odpowiednio nim manipulując i wpływając na niego, bądź też – gdy sytuacja sprzyja kooperacji, a druga strona jest raczej partnerem – jak skutecznie przekonywać, tak aby osiągnąć sprawiedliwy i satysfakcjonujący wszystkich wynik. Znaleźć też można publikacje zorientowane na pewne konteksty sytuacyjne, pełne preskryptywnych sugestii o tym, jak prowadzić negocjacje handlowe, polityczne czy rodzinne. W końcu można znaleźć przykłady literatury fachowej, z której dowiedzieć się można ogólnie o specyficznych elementach procesu negocjowania, przykładowo – o naturze konfliktu i erystyce, strukturze dialogu, elementach socjotechniki niezbędnej w negocjacjach czy ich psychologicznych uwarunkowaniach.

Wydaje się zatem, że dostępna literatura porusza wszystkie, najdrobniejsze nawet szczegóły związane z procesem negocjowania. Niemniej znawca tematu lub skrupulatny jego badacz zauważy, że perspektywa patrzenia na negocjacje jest w tej literaturze dość wybiórcza i nie do końca kompletna. Zdziwienie jego będzie podobne do tego, którego doświadczył jeden z największych współczesnych historyków Polski – Norman Davies, podejmując się pracy nad swoim wielkim dziełem Europa. Rozprawa historyka z historią (2010). Dokonując właściwego naukowcowi rozpoznania literaturowego dotyczącego zagadnienia koncepcji Europy i ogólnie pojętej cywilizacji zachodniej, zauważa on, że jest w niej miejsce dla Grecji, Rzymu, Niemiec, Francji, a czasem także dla Wysp Brytyjskich, ale nie ma (lub prawie nie ma) dla Skandynawii, Polski, Węgier, Czech, Litwy i co ciekawe, nierzadko także Rosji. Z właściwym sobie humorem stwierdza on dalej, że przecież: „Żadnemu obiektywnemu zoologowi nie może się spodobać pawilon gadów, który ma uchodzić za park safari i w którym jest tylko tuzin krokodyli (obu płci), jedenaście jaszczurek, jeden ptak dodo i piętnaście ślimaków” (Davies 2010). Podobnie i my , autorzy niniejszej książki, zauważamy, że w polskojęzycznych rozważaniach nad negocjacjami brakuje lub jest za mało dyskusji o ich ilościowych, wy- miernych, można by powiedzieć – ekonomicznych aspektach właściwych perspektywie menedżerskiej i analitycznej, dla której kluczowy jest produkt negocjacji, czyli wynik, ten zaś powinien być odpowiednio zmierzony i porównany z innymi możliwymi wynikami, a działanie negocjatora w całym procesie powinno być postrzegane w kontekście dokonywanych ustępstw, również wymiernie wycenionych. Jedyne dwa opracowania zwarte traktujące o różnych aspektach ilościowego modelowania i wspomagania negocjacji wyszły spod pióra autorów niniejszej książki – są ich monografiami habilitacyjnymi, mają więc wyraźnie naukowy charakter. Niniejszą książką chcemy zatem zrównoważyć znaczne dysproporcje w sposobie widzenia negocjacji przez potencjalnych negocjatorów i pokazać, jak pewne elementy natury jakościowej, psychologicznej i społecznej – właściwe tzw. podejściu miękkiemu (behawioralnemu) – przenikają się w negocjacjach z elementami ilościowymi, ekonomicznymi, sprawnościowymi – właściwymi tzw. podejściu twardemu (formalnemu). Chcemy zwrócić uwagę, że, jak piszą dwa uznane w dyscyplinie autorytety – Howard Raiffa i Leigh Thompson, istnieje zarazem the art and science of negotiation (Raiffa 1982) – tj. sztuka i nauka negocjacji – oraz że we wszystkich negocjacjach ważne są the mind and heart of the negotiator (Thompson 1998) – tj. umysł i serce negocjatora.

Zaproponowana Czytelnikom książka jest poświęcona problematyce analizy i wspomagania podejmowania decyzji negocjacyjnych. Zwracamy w niej uwagę, że tzw. miękkie umiejętności związane ze sztuką przekonywania, choć istotne, nie wyczerpują całości sztuki negocjacyjnej. Równie ważne, a w niektórych negocjacjach ważniejsze, są tzw. twarde umiejętności negocjacyjne obejmujące analizę problemu negocjacyjnego pod kątem jego ustrukturyzowania oraz wykorzystanie narzędzi wspomagania decyzji zaczerpniętych z teorii gier, metod wielokryterialnych, matematyki i logiki. Analiza negocjacji z punktu widzenia formalnego pozwala uzmysłowić sobie konieczność stosownego przygotowania prenegocjacyjnego niezbędnego do jasnego określania i kwantyfikowania celów negocjacyjnych oraz mierzenia poziomu osiągania tych celów przez różne oferty negocjacyjne. Z kolei metodologia wspomagania podejmowania decyzji negocjacyjnych dostarcza negocjatorowi modeli szablonów negocjacyjnych oraz algorytmów umożliwiających budowę systemów oceny ofert negocjacyjnych. W niniejszej publikacji prezentujemy więc wiele użytecznych narzędzi wspomagania negocjacji, pozwalających na dobór podejścia dopasowanego do struktury problemu negocjacyjnego, stopnia jego złożoności, zakresu i rodzaju dostępnych informacji, prostoty obliczeniowej algorytmu, a także systemu preferencji i potrzeb negocjatora oraz jego umiejętności. Przedstawiamy też problematykę komputerowego wspomagania negocjacji za pomocą systemów wspomagania negocjacji (SWN) oraz systemów negocjacji elektronicznych (SNE), pozwalających na prowadzenie procesów kontraktowania z wykorzystaniem internetu. Jest bowiem rzeczą naturalną, że analityka negocjacyjna intensywnie zabarwiona algorytmami i matematycznymi obliczeniami powinna być (i na ogół jest) wspomagana przez rozwiązania informatyczne. Omawiamy autorski system negocjacji elektronicznych TONSS (TOPSIS-based Negotiation Support System). System ten wykorzystuje nowatorski zestaw narzędzi wspomagania decyzji i wspiera negocjatora w fazie prenegocjacyjnego przygotowania oraz na etapie prowadzenia negocjacji właściwych.

Książka składa się z siedmiu rozdziałów. Rozdział 1 poświęcono analizie procesu negocjacji, z uwzględnieniem jego oblicza behawioralnego oraz analitycznego. Omówiono procesowy charakter negocjacji, podział na fazy i wynikający z nich zestaw zadań negocjacyjnych. Przedstawiono dwa sposoby widzenia negocjacji: behawioralny oraz analityczny, a także ich relacje. Zasady Harwardzkiego Projektu Negocjacyjnego, reprezentujące tradycyjne behawioralne podejście do analizy negocjacji, powiązano z ilościową i racjonalną analizą (zwaną podejściem twardym) realizowaną przez strategię szachową, kryteria sprawiedliwego podziału w postaci zasady proporcjonalności Arystotelesa, reguły spornej szaty i reguły Majmonidesa czy schematów ar - bitrażowych Kalaia-Smorodinsky’ego oraz Nasha.

W rozdziale 2 zwrócono uwagę na fazę wstępną negocjacji, obejmującą wieloaspektowe przygotowanie do procesu negocjowania. W ramach zadań wstępnych realizowanych podczas tej fazy decydent dokonuje strukturyzacji problemu negocjacyjnego, wyodrębnia zagadnienia negocjacyjne wraz z określeniem stopnia ich istotności oraz wyznacza oferty negocjacyjne, które mogą być przedmiotem rozmów, uwzględniając przy tym preferencje własne i oszacowane preferencje partnera negocjacji. Następnie na podstawie przygotowanego szablo- nu negocjacyjnego budowany jest system oceny ofert, którego celem jest przedstawienie z perspektywy negocjatora wypadkowej wartości oferty negocjacyjnej za pomocą jednej zagregowanej wielkości. Ana- liza wartości ofert negocjacyjnych z własnego punktu widzenia oraz z punktu widzenia drugiej strony pozwala odpowiednio zaplanować strategię negocjacyjną.

Rozdział 3 poświęcono problematyce wspomagania oceny ofert negocjacyjnych za pomocą metod wielokryterialnych. Systemy oceny ofert odgrywają istotną rolę w procesie negocjacji, gdyż pozwalają na wartościowanie ofert składanych w trakcie kolejnych rund procesu negocjacji oraz umożliwiają pomiar skali ustępstw, wizualizację postępów, ocenę i weryfikację efektywności wynegocjowanego kompromisu. Wykorzystując system oceny ofert, negocjator jest w stanie szybko ocenić oraz porównać oferty składane podczas procesu negocjacji. Pozwala to utrzymać racjonalny sposób myślenia szczególnie wówczas, gdy dominującą rolę zaczynają odgrywać emocje czy stres, a także obronić się przed zabiegami manipulacyjnymi drugiej strony. Negocjator może także uzasadnić działania negocjacyjne oraz decyzję o finalnej postaci porozumienia negocjacyjnego, co jest szczególnie ważne w sytuacji, gdy prowadzi on rozmowy w imieniu mocodawcy. Systemy oceny ofert stanowią też ważne narzędzie wspomagania negocjacji i mediacji. W rozdziale tym przedstawiono propozycje budowy systemów oceny ofert negocjacyjnych opartych na wybranych metodach wielokryterialnych, tj. SAW, metodę scoringową, TOPSIS, MARS oraz rozmytą TOPSIS, które mogą być wykorzystane w przypadku problemów negocjacyjnych dobrze i słabo ustrukturyzowanych. Ilustracją rozważań teoretycznych są proste przykłady zastosowania metod do oceny ofert negocjacyjnych w sytuacji negocjacji kupna-sprzedaży.

W rozdziale 4 zaprezentowano wybrane metody szacowania stopnia istotności kwestii negocjacyjnych oparte na metodach wielokryterialnych. Przedstawiono techniki subiektywne opierające się na preferencjach decydenta, techniki obiektywne wykorzystujące macierz decyzyjną oraz techniki integrujące – stosujące oba te podejścia łącznie. Z metod subiektywnych przedstawiono metody punktowe, funkcje rangujące, metody oparte na zmiennych lingwistycznych, metodę AHP oraz REMBRANDT, a z metod obiektywnych – metody oparte na analizie stopnia zmienności zmiennych, korelacji między nimi oraz informacji, która jest przez nie reprezentowana.

W rozdziale 5 na przykładach pokazano praktyczne możliwości wykorzystania systemu oceny ofert do indywidualnego i symetrycznego wspomagania negocjatorów w fazie prenegocjacyjnej, podczas negocjacji właściwych i postnegocjacji. Pokazano zastosowanie systemu oceny ofert negocjacyjnych, m.in. do tworzenia strategii negocjacyjnej, oceny ofert składanych w procesie negocjacji, pomiaru skali ustępstw, analizy tańca negocjacyjnego, oceny i weryfikacji efektywności wynegocjowanego kompromisu czy przedstawienia propozycji usprawnienia rozwiązania końcowego.

W rozdziale 6 omówiono problematykę komputerowego wspomagania negocjacji za pomocą systemów wspomagania negocjacji (SWN) oraz systemów negocjacji elektronicznych (SNE), pozwalających na prowadzenie procesów kontraktowania z wykorzystaniem internetu. Rozdział ten ma charakter przeglądowy, zawiera wprowadzenie do problematyki informatycznego wspomagania procesów negocjacyjnych, wskazuje podstawowe cele, funkcje i zadania systemów wspomagania negocjacji oraz podsumowuje wymagania organizacyjne i techniczne związane z opracowaniem stosownego protokołu negocjacyjnego dopasowanego do różnych konfiguracji i różnorodnej architektury systemów wspomagania negocjacji. W dyskusji zwrócono uwagę na rozróżnienie elementów behawioralnych i decyzyjnych (formalnych) procesu negocjowania, wymagających różnych narzędzi i technik wspomagania realizowanych przez SWN i SNE. Jednocześnie wywód poprowadzono z uwzględnieniem różnorodności potrzeb dotyczących wspomagania, właściwych dla konkretnych faz procesu negocjacyjnego. Przyjęto klasyczny podział procesu negocjacji na trzy fazy: prenegocjacyjną, negocjacji właściwych i postnegocjacyjną. W rozdziale przedstawione zostały również przykłady działających w sieci systemów negocjacji elektronicznych wraz z omówieniem ich funkcjonalności oraz zastosowania w różnych kontekstach kontraktowania elektronicznego. Rozdział kończy podsumowanie, w którym sformułowano wnioski płynące z dokonanej oceny i porównania funkcjonujących obecnie internetowych narzędzi wspomagania negocjacji oraz nakreślono perspektywy dalszego rozwoju SWN i SNE.

W rozdziale 7 zaprezentowano autorski system negocjacji elektronicznych TONSS ( TOPSIS-based Negotiation Support System ). System ten został opracowany na podstawie nowatorskiego zestawu narzędzi wspomagania decyzji. Pozwala on na wspomaganie negocjatora w fazie prenegocjacyjnego przygotowania oraz podczas prowadzenia negocjacji właściwych. Rozwiązania administracyjne ułatwiają swobodne definiowanie problemu negocjacyjnego z poziomu strony trzeciej (mediatora, arbitra, analityka wspomagającego itp.). Negocjatorzy w fazie prenegocjacyjnej dysponują narzędziem działającym na podstawie zmodyfikowanej metody TOPSIS, pozwalającym im w łatwy sposób – wykorzystujący elementy interaktywne i wizualizacje – określić swoje preferencje i zbudować system oceny ofert negocjacyjnych. System ten wykorzystywany jest następnie przez TONSS w fazie negocjacji właściwych do ewaluacji przesyłanych przez strony ofert, mierzenia skali ustępstw oraz wizualizacji przebiegu procesu w postaci wykresów historii negocjacji. TONSS wspomaga również proces komunikacji między stronami, udostępniając protokół komunikacji asynchronicznej sprzężony z powiadomieniami e-mailowymi wysyłanymi automatycznie do negocjujących stron. Rozdział kończy przykład dwustronnych negocjacji handlowych zrealizowany za pomocą systemu TONSS.

W książce przedstawiono liczne wyniki badań uzyskane w ramach realizacji grantu „Wspomaganie i modelowanie słabo ustrukturyzowanych problemów negocjacyjnych”, sfinansowanego ze środków Narodowego Centrum Nauki przyznanych na podstawie decyzji numer DEC-2011/03/B/HS4/03857 dla zespołu w składzie: dr hab. Ewa Roszkowska (prof. Uniwersytetu w Białymstoku), dr hab. Tomasz Wachowicz (prof. Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach) oraz dr Jakub Brzostowski (Politechnika Śląska). Współpracę z dr Jakubem Brzostowskim, obfitującą w twórcze, pełne humoru, a przy tym niezwykle merytoryczne dyskusje, błyskotliwe i odważne koncepcje naukowe, oryginalne rozwiązania metodologiczne oraz rzetelne i cenione publikacje naukowe, przerwała Jego tragiczna śmierć 18 sierpnia 2013 roku. Niniejszą publikację dedykujemy pamięci naszego Kolegi, oddając mu naukowy trybut, a jednocześnie przyznając, że prezentowana w książce determinacja w ustalaniu, czym jest rzetelna analiza negocjacyjna, była mu bardzo bliska. Jak twierdził, jest to proces obejmujący kompleksowe podejście formalne od momentu analitycznego zdefiniowania problemu do jego wspomagania komputerowego za pomocą dostosowanych do umiejętności poznawczych negocjatorów systemów wspomagania negocjacji.

Do współpracy przy wykonywaniu zadań badawczych w ramach grantu zostali także zaproszeni naukowcy o wielkim dorobku międzynarodowym w dziedzinie teorii negocjacji i podejmowania decyzji, tacy jak prof. Gregory Kersten (Concordia University, Montreal), prof. Tom Burns (Stanford University, Kalifornia) prof. Nora Machado (Lisbon University Institute, Portugalia), prof. Marek Szopa (Uniwersytet Śląski), dr hab. Jerzy Michnik (Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach), dr Dorota Górecka (Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu).

Książkę kierujemy do szerokiego kręgu odbiorców. Z punktu widzenia teorii omówionej w pracy pozycja ta może stanowić przedmiot zainteresowania naukowców i studentów podejmujących prace w za - kresie analizy aplikacyjności metod i narzędzi wspomagania decyzji. Omówione w niej autorskie rozwiązania techniczne stanowić mogą przyczynek do dalszego rozwoju teorii wielokryterialnego podejmowania decyzji oraz analizy negocjacyjnej. Przedstawione w pracy na- rzędzie – system TONSS – może być przy tym wykorzystywane do prowadzenia wielu badań eksperymentalnych dotyczących sposobów wykorzystania narzędzi wspomagania decyzji w negocjacjach przez użytkowników systemów negocjacji elektronicznych, poziomu akceptowalności tych narzędzi oraz skuteczności wspomagania, mierzonej na przykład efektywnością uzyskiwanych tą drogą kontraktów. Publikacja może być także wartościowym materiałem pomocniczym na zajęciach z negocjacji dla studentów ekonomii, zarządzania oraz słuchaczy studiów podyplomowych, stanowi bowiem dobre uzupełnienie behawioralnej teorii negocjacji eksponowanej w tradycyjnych kursach negocjacji. Jednocześnie autorzy omawiają problematykę negocjacji ze szczególnym uwzględnieniem aspektów ekonomicznych związanych ze sprawnościową oceną działań menedżerów, mierzonych jakością uzyskanych wyników (kontraktów). Dlatego z punktu widzenia zakresu wykorzystania omawianych narzędzi wspomagania podejmowania decyzji książka może być użyteczna dla praktyków wykorzystujących negocjacje w zarządzaniu firmą, w szczególności dla menedżerów odpowiedzialnych za decyzje zakupowe i kontraktowanie w firmach o różnym profilu działalności, zarówno publicznych, jak i prywatnych, oraz dla pracowników odpowiedzialnych za rozwiązywanie konfliktów w firmie. Ze względu na eksponowanie narzędziowego charakteru wspomagania negocjacji publikacją mogą być zainteresowane osoby odpowiadające za działanie systemów informatycznych w wyżej wymienionych przedsiębiorstwach, chcące wzbogacić swe instrumentarium o zestaw narzędzi formalnych – skutecznych i łatwych w implementacji systemów wspomagania negocjacji. Lektura monografii może im bowiem pomóc w próbach integrowania tworzonych autorsko narzędzi wspomagania negocjacji z istniejącymi w przedsiębiorstwach systemami klasy ERP.

Przede wszystkim zaś chcemy, aby każdy czytelnik tej książki zauważył, konfrontując ją z innymi publikacjami dotyczącymi negocjacji, że prócz sztuki negocjacji i mnogości jej behawioralnych aspektów istnieje jeszcze formalna nauka negocjacji uzupełniająca tę pierwszą o różnorodne elementy ilościowe, kluczowe z punktu widzenia mierzenia jakości wyników i satysfakcji z nich. Mówiąc językiem alegorii Normana Daviesa, dopiero połączenie tych dwóch podejść pozwala stworzyć kompleksowy park „negocjacyjnego safari”.